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Foro de Agencias de comunicación

Myrna Medel
Pedagogía en biología y ciencias unive...
Escrito por Myrna Medel
el 03/04/2008
Hola:he estado leyendo alguno de sus consejos y me han parecido muy importantes. Yo soy coordinadora del area científica he programado un congreso de profesores de ciencias(Biologia,Fisica y Quimica),me gustaria mucho recibir algunas ideas que me ayuden a organizarlo. Gracias de antemano
Escrito por Isabel Sanchez Fernandez
el 14/04/2008

HOla ¡Necesito ayuda y estaria muy agradecida a quien m pudiera ayudar. He realizado un curso de Experto en Protocolo y como trabajo fin de curso tengo que elaborar un congreso, lo tengo que presentar a finales de Junio y estoy que me subo por las paredes ¡Es cierto que dispongo de bastante información pero no se como organizarla, ayudarme por favor.

He decicido que voy a celebrar un Congreso de Enología los días 7, 8 y 9 de Mayo de 2009 en la ciudad de Murcia, que es de donde soy yo, y tambien he decidido que la secretaria tecnica va a estar  a cargo de una empresa organizadora profesional de congresos (OPC), y es en este punto dónde comienzan mis dudas...

1. Qué es lo q cobra una OPC por sus servicios ( e intentado contactar con empresas que se dedican a la organización de eventos en Murcia, pero al tratarse de un trabajo fin de curso no me toman en serio y no me contestan).

2. Entre la OPC y la entidad organizadora, en este caso, la Asociación Murciana de Enológos se firma un contrato, dónde puedo conseguir un modelo de este contrato?

Una vez mas agradeceria a la persona que me pudiera ayudar. Mi dirección de correo electronico es: juanacampi@hotmail. Com

Sergio Alejandro
Asturias, España
Escrito por Sergio Alejandro
el 10/10/2008

Hola a todos:

Necesito un manual de Organización de Congresos y/o Eventos, especialmente de Secretaría Técnica. Si alguien puede facilitarme uno o indicarme donde puedo hacerme con el, no se imagina lo que se lo agradezco. En principio es para informarme del trabajo que se realiza desde dentro, y sobre todo, que puntos débiles tiene la organización de eventos y congresos.

Un saludo y 1.000.000 de gracias por adelantado

Escrito por Chumaa
el 19/10/2008
Nesecito saber cuales son los pasos para la organizacion de un congresoo urgee!
Escrito por Anaelespinal
el 06/12/2008

Hola Cesar
que tal?

Soy Anael de Honduras, estudiante de UNiversidad
conseguiste el manual de la organizacion de congreso? Estoy en las mismas... Tengo que presentarlo,
si conseguiste algo, agradeceria que me ayudes porfavor!

gracias!

Escrito por Joaquin
el 21/01/2009

Lo que pasa es que estoy fungiendo como facilitador de un curso, quiero que me apoye alguien, quiero organizar una mesa redonda.

Escrito por Nena
el 18/03/2009

Hola, necesito que alguien me ayude a organizar un congreso el tema es la igualdad de derecho y no se a quien poner de ponentes y los temas a tratar y la fecha en que lo tengo que realizar y el lugar soy de BCN a ver si alguien me puede ayudar gracias................. Laughing

Escrito por Chumaa
el 18/03/2009

En que necesitas que te ayude comunicate a mi mail, de que lugar eres? Y en lo que pueda ayudarte aqui estoy...

Maril Ustate Perez
Administradora de empresas turisticas ...
Escrito por Maril Ustate Perez
el 26/03/2009

Quiero que me envies sobre guianza turistica y ecoturismo

Escrito por Omar
el 02/04/2009

Bola de pendejos estan mas jodidos que yo
si no saben nada mejor no dejen comentario
hijos de la chimgada

Diego
Colombia
Escrito por Diego
el 28/05/2009

pues la info que hay es buena espero que la vean y segun como les paresca la aplique y ojala que les sirva de mucha alluda.........

Congreso es la denominación utilizada para diversas conferencias académicas y otro tipo de reuniones con un fin de discusión, difusión o intercambio de conocimientos.

Es una reunión de naturaleza extraordinaria con una duración mínima de dos días y cincuenta participantes. Suele tener una periodicidad fija y no está orientada a la generación de negocio sino a la difusión o intercambio de conocimientos. Los congresos se identifican por el hecho de que los asistentes adoptan un rol interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates.

Según la Spain Convention Bureau, las temáticas más comunes de los congresos en España, por orden de importancia, son: médicas, comerciales, públicas, tecnológicas, universitarias
Con el fin de hacer más atractiva la asistencia a un congreso, las entidades organizadoras se vuelcan en la organización de actividades complementarias o paralelas al mismo. Así, es habitual el diseño de un programa alternativo para los acompañantes consistentes en actividades turísticas o de ocio. Las actividades complementarias a las reuniones son, por orden de importancia:
gastronómicas, turísticas, culturales, compras.

+ Todo congreso es un acto complejo, ya que está constituido por una constelación de actos, que a veces no guardan entre sí otra relación que la que impone el hecho de que acompañen a la celebración de aquél. Por eso, es posible distinguir, al menos, tres tipos de actos:
- actos accesorios, aunque con cierta autonomía, como son los de apertura y clausura;
- actos propios del congreso, integrados por las reuniones de trabajo;
- actos sociales, tendentes a hacer agradable la estancia de los congresistas y de sus acompañantes.

+ La organización del congreso queda siempre a criterio de la entidad que lo promueve, y dependerá de su naturaleza, del ámbito que quiera otorgársele, del número de congresistas que se pretenda reunir, e incluso de la importancia y publicidad que se pretenda otorgarle. En todo caso siempre puede hablarse de una estructura organizativa:
a) Presídencia de Honor
b) Comíté de Honor
c) Comité Organizador

+ Presidencia de Honor
La Presidencia de Honor del Congreso corresponde al presidente del Comité de Honor. En ocasiones la presidencia la ostenta la Jefatura de Estado.

+ Comité de Honor
El Comité de Honor es el órgano de representación institucional que respalda un evento. Suele estar integrado por autoridades de la Administración y personalidades del sector.

El Comité de Honor se forma una vez que todos los aspectos del congreso están definidos (lugar de celebración, fechas, ponentes, tema del mismo, etc.). Está formado, generalmente, por personas del ámbito social y político, así como personalidades del ámbito científico y académico. Estos prestigiosos miembros de la comunidad apoyan la iniciativa con su presencia y pertenencia al Comité de Honor. Este comité no tiene una tarea determinada dentro del congreso, su función es la de figurar como respaldo a la presentación del mismo, aportando distinción e importancia al mismo.

El Comité de Honor puede o no guardar las estructuras del resto de comités, con un presidente, vicepresidente y vocales. Existen Comités de Honor con estas estructuras y otros en los que simplemente se nombran las personalidades pertenecientes al mismo.

Además de ser importante para la imagen del congreso, el contar con un Comité de Honor de "nivel" hará que el congreso tenga una mayor aceptación por parte de los posibles congresistas, y una mayor repercusión social a través de los medios de comunicación.

+ Comité Organizador
Es el órgano de gestión de un congreso, integrado por personas relevantes y prestigiosas en el ámbito temático del congreso. Está dirigido por el Presidente del Congreso y formado por los interesados en su organización. Este equipo de trabajo estará compuesto por profesionales de la especialidad en la que desarrolla el congreso, así como personas representantes de instituciones afines a estas materias de reconocida capacidad profesional. Los gestores definen sus objetivos y marcan directrices para conseguir esos fines, directrices que, a su vez han de ser ejecutadas a través de unos órganos de operación conocidos con el nombre de secretarías.

La estructura básica de un comité organizador es:
- Presidente.
- Vicepresidente.
- Secretario.
- Vocales y Coordinadores.

Escrito por La Loca
el 06/07/2009

Abrace

Grillito
Málaga, España
Escrito por Grillito
el 07/07/2009

Hola! Yo organicé uno hace dos años y es la experiencia más agotadora y gratificante que he tenido. Os cuento paso a paso.
- Tener en cuenta el tema del congreso. Ponerle título para luego promocionarlo.
- Cuántas personas estimáis o queréis que asistan, tanto como congresistas como ponentes, expositores y empresas colaboradoras (que aporten algo de dinero como sponsors). Qué tipo de público será el asistente (estudiantes, profesionales del sector, público en general).
- Elegir los lugares donde se celebrará. Hay que estudiar consecuentemente a lo anterior: aforos, presupuestos y fechas disponibles. No es lo mismo organizar un congreso para exponer coches que un congreso de Enología. Habrá que saber los metros de local que necesitaremos y las salas para luego reuniones y ponencias, en caso de haberlas.
- Precios de las entradas e inscripciones (organizar un congreso tiene que ser siempre rentable)
- Hacer publicidad del mismo: Periódicos locales o nacionales, del sector o generalistas. Radio o prensa especializada. Mailings y e-mailings a empresas del sector. Siempre de forma profesional, no vale tirar octavillas desde un coche.
- Organizar y coordinar búsqueda de hoteles y restaurantes cercanos al lugar de celebración. Proponerles que os den ofertas de precios por grupos y organizar la noche de gala o la cena de clausura. Elegir el menú acorde con el tipo de público asistente.
- Contratación de azafatas para el evento. Intérpretes en caso de necesitarlo porque sea un congreso internacional.
- Transporte desde el hotel/hoteles concertados hasta el lugar de celebración.
- Elegir los ponentes y moderadores de las conferencias y mesas redondas. Les tendréis que pedir que os envíen sus propuestas de charlas y darles el visto bueno. Hay que controlar el tiempo de intervención para que todo el mundo tenga cabida y no quede ni demasiado breve ni demasiado extenso.
- Elegir dos comités: Científico (se encarga de elegir los temas de las ponencias y mesas redondas y colabora con la búsqueda de ponentes) y comité de Honor (buscar una o varias personalidades en la materia, un alcalde o concejal o el presidente de una asociación o empresa representativa. A éstos hay que darles mucho bombo y promoción, si no, nunca se prestarán a "colaborar".
- El otro comité existente es la secretaría técnica, que eres tú y normalmente la agencia de viajes o empresas que se encargan de la logística en general.
- Organizar la forma de pago de los inscritos: transferencia previa a una cuenta bancaria vuestra, tarjeta de crédito con lo cual tendréis que pactarlo con vuestro banco, o en efectivo con lo que tendréis que tenerlo presente durante los días de celebración.
-Imprimir las acreditaciones con los nombres de los inscritos.
- Imprimid con posterioridad diplomas acreditativos de la asistencia al congreso.
- Publicidad y merchandising durante la celebración. Nombres de los ponentes en carteles, posters con el programa científico y conferencias, imágenes corporativas y logotipos de la empresa organizadora... Y todo lo relativo a autopromoción.

Seguro que se me quedan mil cosas en el tintero. Espero haber servido de ayuda, yo no busqué ninguna web que me asesorara, simplemente me fui equivocando y rectificando. Y al final el congreso fue un exitazo!

Saludos a todos

Francisco Sandoval
Choluteca, Honduras
Escrito por Francisco Sandoval
el 08/04/2010

Hola Yazmin y todos los del foro, soy Francisco desde Honduras. Pues me gustaria decirte que organizar un congreso no es tarea sencilla, para mi un congreso es uno de los proyectos mas complesjos de realizar. Bueno mi consejo es:
-Listes las actividades que vas a realizar para llevar acabo el congreso.
-Asignes responsables a cada actividad
-Hace una progamacion de que vas ir haciendo en forma cronologica

Haciendo estos pasos practicamente tendrias tu planificacion, luego de tener tu planificacion pues tienes que organizar. ¿Que vas a organizar?
Bueno tienes que ver que se va a necesitar a lo largo del evento como ser:
-Mobiliaria
-Suministro: Alimentoa, Vasos, Platos, Servilletas, Articulos de Aseo entre otros.
-RRHH requeridocomo ser: aseadores, meseros, cargadores, chofer, cocineros entre otros.
-Siempre es bueno dibujar un crokis del lugar del evento ya que tienes un documento en tu mano y no tienes que estar yendo repetidamente al lugar para ver como vas a organizar todo sino que desde tu casa lo organizas y esto te ahorrara tiempo.
-Programacion del dia, podes hacer la programacion del dia con un DRIAGRMA DE GANTT para que podas asignar tareas a tu equipo de trabajo, de esta forma tu gente no estara apretada con tanto trabajo.
-Distribuir el RRHH, Mobiliario y Suministros en las areas necesarias.
- Entra en detalle no dudes en esto porque el detalle es lon que llevara tu congreso al exito.

Ahora como ya has planificado y organizado, solo te falta controlar el evento.
¿Como controlas?
El controlar es verificar que el evento vaya concorde a lo planificado si tienes una buena planifiacion y organizacion no tendras problemas controlando.

Espero les haya servido mi ayuda

Luz María De La Cruz
Tenerife, España
Escrito por Luz María De La Cruz
el 07/06/2010

Hola a todos. Estoy realizando este año un Master en Protocolo. Tengo que presentar un proyecto, basado en un CONGRESO INTERNACIONAL. Por lo que leo, hay muchos compañeros en el foro con la misma preocupación que yo, pero también veo que hay profesionales con experiencia. He imprimido algunos de los muchos consejos para leerlo y poder hace mi trabajo. Pero lo interesante sería que alguien pudiera enviar por correo o colgar en internet un proyecto ya elaborado sobre un congreso, da igual el tema, porque una imagen vale más que mil palabras. De esta forma, todos los que estamos preocupados intentando eleborar un cogreso internacional, podríamos hacernos una idea más clara y seguir los pasos con más seguridad.
Agredecería de corazón a quien pudiera ayudarnos a todos los que estamos sin rumbo en esto.
Mil gracias

Paola Diaz Gonzales
Atlántico, Colombia
Escrito por Paola Diaz Gonzales
el 07/09/2010
Goya Diego
Álava, España
Escrito por Goya Diego
el 22/11/2010

Hola a todos,

Lo más importante, además de realizar todos los pasos que se explican arriba, es encontrar un lugar que se adecúe a las necesidades del evento y en el que, con su experiencia, te ayuden a organizar todo. Aquí os dejo un enlace para que conozcáis Villa Lucía, situado en Rioja Alavesa.
https://bit. Ly/bDdHuV

Ofrece la posibilidad de realizar reuniones de empresa, convenciones, congresos e incentivos con muchas posibilidades. Espero que os sirva de ayuda y os dé ideas.

Goya Diego
Álava, España
Escrito por Goya Diego
el 22/11/2010

Hola a todos,

Lo más importante, además de realizar todos los pasos que se explican arriba, es encontrar un lugar que se adecúe a las necesidades del evento y en el que, con su experiencia, te ayuden a organizar todo. Aquí os dejo un enlace para que conozcáis Villa Lucía, situado en Rioja Alavesa.
https://bit. Ly/bDdHuV

Ofrece la posibilidad de realizar reuniones de empresa, convenciones, congresos e incentivos con muchas posibilidades. Espero que os sirva de ayuda y os dé ideas.

Rosalío Quintanar Hernández
Distrito Federal, Mé...
Escrito por Rosalío Quintanar Hernández
el 21/06/2011

Hola voy a organizar un congreso en Veracruz, en el mes de agosto alguien me puede ayudar.

Rosalío Quintanar Hernández
Distrito Federal, Mé...
Escrito por Rosalío Quintanar Hernández
el 21/06/2011

Hola, voy a organizar un congreso en Veracruz en el mes de agosto, alguien podria ayudarme.
Gracias