Escrito por
María
el 20/08/2007
Hola, hace 2 meses que acabé mi primer congreso, yo he tenido la ayuda de un equipo porque uno solo es imposible. Te diré las cosas que has de tener en cuenta:
1. - Haz una lista con los posibles invitados al evento y haz una carta tipo para invitarles describiendo brevemente para qué es el evento, de qué se trata y el lugar y la fecha donde se va a celebrar. Cuando lo tengas lo reservas a la espera de haber hablado bien con un Hotel(ya sabes que tienen salas para organizar congresos)o bien con un palacio de Congresos...
2. - Con ellos tienes que tener la idea clara de lo que vais a montar, cuantas sillas ha de disponer, en que posición se pondrán las mesas, como irá distribuida la tribuna... Y cuando todo lo tengas bien hablado habrá que hacer el primer pago...
3. - El tema de "los audiovisuales", si el palacio o el hotel no tienen esos medios tienes que ponerte en contacto con una empresa de audiovisuales que te proporcione micros para todo el mundo de sobremesa y como minimo un cañon para proyectar posibles trabajos hechos con ordenador que traigan los invitados o los que van a hablar.
4. - La imprenta. Tienes que encargar a una imprenta unos soportes de estos que van sobre las mesas con el nombe y el cargo de los que vayan a hablar. Hay muchos tipos, mejor que los veas para poder decidir mejor.
5. - Normalmente tambien se les entrega a los asistentes unas carpetas con documentación del congreso, tendrás que comprar las carpetas en número algo superior al de invitados por si alguna se pierde. Tambien sería adecuado si lo crees conveniente hacer unas acreditaciones con el nombre y el cargo de los invitados, depende de la naturleza del evento que lo hagas o no.
6. - Publicidad: Ponte en contacto con la radio de tu localidad y con los periodicos y pregunta cuandto te cuesta poner el anuncio del congresos que se va a celebrar y ellos mismos te asesoran de más o menos como hacerlo en tamaño y diseño. Por supuesto auqneu no lo pongas porque te resulte caro asegurate de informar a los medios de comunicacion que creas conveniente la celebración del evento para que algun periodista se pase por alli y lo recoja, asi saldrá en los periodicos.
7. - Bueno... Antes de todo tenía que haberte dicho que elabores un porgrama con el horario y los actos que va tener el congreso y lo envies a los medios de comunicación y por supuesto tambien a los invitados.
8. - si vas a adornar el sitio con flores tendrás que ponerte en contacto con floristerias a ver cual te da mejor precio para el montaje de las flores ese dia, asegurate de que las ponen bien temprano antes de que empieze el acto que esten puestas.
9. - El catering: Si vas a ofrecer de comer entre sesión y sesión o bien contratas con un restaurante la reserva de mesas para tus invitados y eliges un menú o bien contratas un catering que se desplace al sitio para ofrecer basndejas llenas de canapes y bebidas en el descanso del congreso. Es algo que queda muy bien, los invitados quedaran contentos si el congreso dura todo el dia. Que se ofrezca tambien café y pastas para el descanso de la tarde. Asegurate de incluir el horario de paradas para comer y el café en el programa que te he indicado antes que tienes que hacer.
10. - El programa ha de ir impreso en un papel bonito de buena calidad y has de hacer copias suficientes como para poder repartirlas luego en el congreso porque normalmente los invitados no se lo traen de sus casas.
11. - Contrata un par de azafatas de congresos o una, segun lo veas... Ellas se encargaran de tener atendido al personal, guiarlos en la puerta de entrada indicando donde se celebra el congreso, distibuyenbdo las acreditaciones conforme el personal vaya llegando, poniendo las botellas de agua sobre la tribuna y atendiendo cualquier imprevisto que pueda surgir en el catering si lo contratas al final....
Por ahora no recuerdo nada más... Pero si decirte que te tranquilices, que siempre van a surgir imprevistos pero no te preocupes,, simplemente mantente tranquilo y verás como eres capaz de solucionar cualquer imprevisto que te surja... El que me surgió a mí fue que se acabaron las botellas de agua y no sabía a donde acudir! Imaginaté... Así que me senté... Pensé... Y me fuí corriendo a un supermercado a comprarlas, ves que facil.... Tu imaginaté que estas haciendo una fiesta de amigos y te quedas sin algo o te piden algo que no tenias, pues ya está solamente piensa que puedes solucionarlo y punto, solo es cuestion de tiempo.
Animo, te deseo mucha tranquilidad y que no pierdas muchos kilos... Porque te los dejas en el congreso... Seguro... Ja,ja,....
Con cualquier consulta puedes escribirme a mi correo maria. Zorita@institutohalal. Com (ahora estoy inmersa en la organizacion de otro congreso pero esta vez en Buenos Aires... Miedo me da del trabajo que se me viene encima...)
Un cordial saludo.
María.