Hola a todos.
Soy nueva en este foro. Me llamo Estefania y soy de Barcelona. Acudo a vosotros pq tengo un problemilla. Estoy realizando un curso y tengo q organizar un congreso y la cena de cierre desde el punto de vista del protocolo. Alguien ha hecho esto alguna vez? Como puedo hacerlo? Conoceis algun sitio en la web donde pueda encontrar info al respecto?
Me encantaria que me orientaran o me ayudaran segun sea el caso! A realizar un congreso sobre turismo en la huasteca potosina!
Me seria de gran ayuda su colaboracion!
Soy de cd valles, san luis potosi
Y mi nombre es diana villana ojala y de verdad reciba pronto propuestas para la realizacion de este congreso!
Hola estoy en la universidad y tengo que hacer un manual de como organizar un congreso! Si alguien me podria brindar informacion estaria magnifico!
Les agradesco mucho su ayuda! Un saludo a todos!
Muy buenas, encantada de echarte una mano en lo posible. La cosa está complicada, no te creas. Yo estoy organizando uno y no es fácil, pero lo principal es saber a qué organismos, empresas, particulares, socios, colaboradores etc. Te quieres dirigir. Según sea el sector de mercado a donde te dirijas y en el que estés, es donde tienes que encontrar a los participantes, ya sabes, si tu sector es el farmacéutico por ejemplo, tendrás que "invitar" a laboratorios, almacenes, farmacéuticos, marcas de cosmética, mobiliario de farmacias, auditorías, marketing para farmacias, empresas de consultoría y entidades financieras que estén enfocadas a ese sector etc. Seguro que tienes una base de datos con clientes, proveedores y colaboradores posibles. Lo segundo es asegurarte de que en la fecha que lo quieres hacer, toda esa gente tendrá disponibilidad y no pondrá pegas para asistir. Piensa en sus necesidades y envíales una invitación formal. Tendrás que ponerte en contacto con el palacio de congresos o el salón de exposiciones que elijas y proponerles el proyecto, hacerles la reserva y hacer un primer pago y ya lo demás es cuestión de ir amarrando e improvisando a la vez. Lo importante es que lo publicites por medio de mailings, emailins, campañas de publicidad de algún tipo y utilizando en lo posible el boca a boca con los contactos que tengas. Si vais a organizar alguna ponencia, mesa redonda o conferencia, tendrás que asegurarte que en centro donde lo organices haya infraestructura para ello: cañón, pantalla, sillas en teatro o en U, cabinas de traductores si es un congreso internacional, azafatas, catering para las pausas etc. Las inscripciones las deberás ir gestionando al mismo tiempo que todo ésto, ya que se supone que quien quiera inscribirse tendrá que pagar, no? Tendrás que facilitar algún medio de pago para que te hagan el ingreso del importe y tendrás que ir previendo si habrá presupuesto o no para lo que organices. Evidentemente, el tema del diseño es importante. Busca a algun profesional que te asesore si no tienes mucha idea de diseño de stands, marketing etc. Si va a haber expositores, necesitarás saber qué quieren exponer, el lugar y dimensiones del stand disponible y si el diseño será libre o modular. Normalmente en los congresos grandes e importantes suele haber un comité científico que es el que suele proponer y supervisar los temas a tratar y suele presidir las asambleas. Elige a los personajes más importantes del sector. En cuanto a la secretaría técnica, esa se supone que serías tú, ya que te encargas de toda la documentación que le debes entregar a los congresistas e inscritos, así como de las inscripciones en sí, de la reserva de alojamientos y hoteles, folletos, presentaciones, algun cd con información general... así como de cualquier ayuda que puedan necesitar. En los palacios de congresos hay personal especializado para el mantenimiento, limpieza, caterings, protocolos etc. Tendrás que enterarte bien del transporte y de la infraestructura necesaria en los alrededores del sitio porque tendrán que comer y dormir durante esos días y se supone que tú debes ponerselo todo bien masticadito por delante. Facilitarles el trabajo en una palabra, para eso lo organizas tú. La broma os va a salir bastante cara, pero luego se amortiza bastante bien, y no hay nada como un congreso para darte a conocer y que des una imagen impecable de tu empresa si se organiza en condiciones. En fín hija, que me siento solidarizada contigo porque ésto no puede ser más complicado. Pero con tiempo suficiente y con un poco de previsión, puede ser un reto importante y por supuesto, es un trabajo precioso. Espero haberte servido de un poco de ayuda. Besos.
Muchas gracias por sus comentarios y sugerencias me encantaria entablar una amistad con usted.
Se ve ke tiene una grana experiencia en el ramo!
La verdad es que si es un poko komplikado tener un orden en este tipo de eventos pero todo esta en una planeacion y en la definicion de los objetivos!
Un abrazo de cd valles, y kuando es bienvenido!
Hola, hace 2 meses que acabé mi primer congreso, yo he tenido la ayuda de un equipo porque uno solo es imposible. Te diré las cosas que has de tener en cuenta:
1. - Haz una lista con los posibles invitados al evento y haz una carta tipo para invitarles describiendo brevemente para qué es el evento, de qué se trata y el lugar y la fecha donde se va a celebrar. Cuando lo tengas lo reservas a la espera de haber hablado bien con un Hotel(ya sabes que tienen salas para organizar congresos)o bien con un palacio de Congresos...
2. - Con ellos tienes que tener la idea clara de lo que vais a montar, cuantas sillas ha de disponer, en que posición se pondrán las mesas, como irá distribuida la tribuna... Y cuando todo lo tengas bien hablado habrá que hacer el primer pago...
3. - El tema de "los audiovisuales", si el palacio o el hotel no tienen esos medios tienes que ponerte en contacto con una empresa de audiovisuales que te proporcione micros para todo el mundo de sobremesa y como minimo un cañon para proyectar posibles trabajos hechos con ordenador que traigan los invitados o los que van a hablar.
4. - La imprenta. Tienes que encargar a una imprenta unos soportes de estos que van sobre las mesas con el nombe y el cargo de los que vayan a hablar. Hay muchos tipos, mejor que los veas para poder decidir mejor.
5. - Normalmente tambien se les entrega a los asistentes unas carpetas con documentación del congreso, tendrás que comprar las carpetas en número algo superior al de invitados por si alguna se pierde. Tambien sería adecuado si lo crees conveniente hacer unas acreditaciones con el nombre y el cargo de los invitados, depende de la naturleza del evento que lo hagas o no.
6. - Publicidad: Ponte en contacto con la radio de tu localidad y con los periodicos y pregunta cuandto te cuesta poner el anuncio del congresos que se va a celebrar y ellos mismos te asesoran de más o menos como hacerlo en tamaño y diseño. Por supuesto auqneu no lo pongas porque te resulte caro asegurate de informar a los medios de comunicacion que creas conveniente la celebración del evento para que algun periodista se pase por alli y lo recoja, asi saldrá en los periodicos.
7. - Bueno... Antes de todo tenía que haberte dicho que elabores un porgrama con el horario y los actos que va tener el congreso y lo envies a los medios de comunicación y por supuesto tambien a los invitados.
8. - si vas a adornar el sitio con flores tendrás que ponerte en contacto con floristerias a ver cual te da mejor precio para el montaje de las flores ese dia, asegurate de que las ponen bien temprano antes de que empieze el acto que esten puestas.
9. - El catering: Si vas a ofrecer de comer entre sesión y sesión o bien contratas con un restaurante la reserva de mesas para tus invitados y eliges un menú o bien contratas un catering que se desplace al sitio para ofrecer basndejas llenas de canapes y bebidas en el descanso del congreso. Es algo que queda muy bien, los invitados quedaran contentos si el congreso dura todo el dia. Que se ofrezca tambien café y pastas para el descanso de la tarde. Asegurate de incluir el horario de paradas para comer y el café en el programa que te he indicado antes que tienes que hacer.
10. - El programa ha de ir impreso en un papel bonito de buena calidad y has de hacer copias suficientes como para poder repartirlas luego en el congreso porque normalmente los invitados no se lo traen de sus casas.
11. - Contrata un par de azafatas de congresos o una, segun lo veas... Ellas se encargaran de tener atendido al personal, guiarlos en la puerta de entrada indicando donde se celebra el congreso, distibuyenbdo las acreditaciones conforme el personal vaya llegando, poniendo las botellas de agua sobre la tribuna y atendiendo cualquier imprevisto que pueda surgir en el catering si lo contratas al final....
Por ahora no recuerdo nada más... Pero si decirte que te tranquilices, que siempre van a surgir imprevistos pero no te preocupes,, simplemente mantente tranquilo y verás como eres capaz de solucionar cualquer imprevisto que te surja... El que me surgió a mí fue que se acabaron las botellas de agua y no sabía a donde acudir! Imaginaté... Así que me senté... Pensé... Y me fuí corriendo a un supermercado a comprarlas, ves que facil.... Tu imaginaté que estas haciendo una fiesta de amigos y te quedas sin algo o te piden algo que no tenias, pues ya está solamente piensa que puedes solucionarlo y punto, solo es cuestion de tiempo.
Animo, te deseo mucha tranquilidad y que no pierdas muchos kilos... Porque te los dejas en el congreso... Seguro... Ja,ja,....
Con cualquier consulta puedes escribirme a mi correo maria. Zorita@institutohalal. Com (ahora estoy inmersa en la organizacion de otro congreso pero esta vez en Buenos Aires... Miedo me da del trabajo que se me viene encima...)
Un cordial saludo.
María.
Estoy en venezuelaaaaaaaaaaaa.... estudio el ultimo semestre de diseño grafico estoy en una ciudad suer explotable a nivel dediseño grafico y jamas han hecho en mi estado un congrso de prestigio..
Me propusieron ese reto yy si le cuento.... No se nadaaaaaaaaaaaaaaaaaaa deorganizacion de congresos
Auxiliooooooo ayudaaaaaaaaa!
Hola,
Me gustaría ayudarte, creo que puedo darte alguna idea que otra, ¿Por qué no me escribes a monica. Villasana@hotmail. Com?
Te devolveré el correo con alguna información útil al respecto para que ese congreso que vas a celebrar sea el primero y el mejor de tu estado.
Por cierto, ¿De dónde eres?
Hay dos libros mexicanos que traen paso a pso como se realiza un congreso se llama organizacion de congresos y convenciones
Despoues de saber que tipo de evnto preparas
Para cuantas personas
Lugar cede
Fecha
Hay que formar comites y cada uno tendra una responzabilidad
. - , abrir cuentas bancarias en los principales bancos de la zona para que las personas paguen su inscripcion
Sacr presupuestos junto con los comites y analizarlos
Comite de eventos es el encargado de hacer itinerarios , contratar expositores, sacar presupuesto del salon de convenciones y del salon ferial
comite de ferias y exposiciones encargados de distribuir las areas segun las necesidades del evento
comite de alimentos y bebidas hara los menus y los presupuestos de la cafeteria durante el evento y si hay comidas y cenas sacara los presupuestos globales y por comenzal
comite de alojamiento,. Se encarga de sacar presupuesto en tres hotesles de diferente categorias, en habitaciones dobles, simples y suites
Comite de inscripciones, enlistara a los participantes y checara si tienen el comprobante de pago
comite de bienvenida, les da la bienvenida entrega gafetes y material a usar en el evento, tambien se acostuymbra dar algun regalo a cada participante que nos pueden dar los patrocinadores del evento
Comite de servicios generals. - se encarga de contratar edecanes, vigilancia, y material audiovisual y tenerlo listo en tiempo y lugar requerido
Patrocinadores. - es muy importante para bajar costos,tener patrocinadores que a cambio de publicidad nos pueden proporcionar ayuda por ejem refresco de cola, nos puede ayudar a costear el evneto o de menos nos manda algunas cajitas de refrescos el chiste es buscar el mayor numero de patrocinadores
Los costos se calculan sumenado los presupuestos de cada comite menos el de hoteleria ya qye cada participanrte paga el suyo, hay que sumar tus honorarios por servicios de organizacion y recuerda que muchas empresas te dan comisionalble entre el 5 y el 15 por ciento como los hoteles
El costo para los participantes se calcula sumando gastos generales + ganancia -patrocinios - parte de gastos que absorve la empresa contratante = costo total dividido entre No. De participantes,
Otra manera de abaratar el costo por participante es poner un ferial de muestra donde se invita a los profesionales del ramo a ehibir sus productos y el espacio se renta por metro cuadrado y cada quien es responsable de su propio montaje
Espero les sirva esta guia beth
Hola, de acuerdo a mis conocimientos lo primero que tienes que hacer es tner claro el numero de personas, luego ubicas el restaurante y organizas el menu teniendo en cuenta los gustos y preferencias de las personas esto es muy importante porque si conoces esos detalles puedes tener exito en tu cena, ademas debes tener claro cual es el motivo de la cena. Ojala estos consejos te sirvan.
Marili
