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Gabriel Calicchia
Buenos Aires, Argent...
Escrito por Gabriel Calicchia
el 16/03/2012

ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL ORGANIGRAMA Y TIPOS DE DIAGRAMA DE ORGANIZACION

A. ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL ORGANIGRAMA

El diagrama de organización (también conocido como organigrama; esquema o gráfica de organización; diagrama estructural, etc. ) es una guía o plano de la organización en el que se representan las unidades que la componen y las relaciones de autoridad y comunicación entre las mismas. También se define como instrumento auxiliar de la administración para representar la estructura de organización; la información básica sobre las líneas de mando; los diversos niveles funcionales; los alcances; y otros aspectos de la organización.

La estructura organizacional constituye el arreglo en la organización para la interrelación oficial de las unidades o componentes de una institución. Dicha estructura muestra la división de sus funciones y actividades y como éstas están relacionadas, y en cierta medida, también muestra el grado de especialización del trabajo. En el diagrama se indica, además, la estructura de autoridad, así como las relaciones de subordinación. De acuerdo a algunos tratadistas, los organigramas destacan cinco aspectos fundamentales de la estructura de la organización, y otra información sobre elementos estructurales que describiremos a continuación:

1. División de trabajo . Cada figura geométrica representa la unidad responsable de determinada parte de la carga de trabajo de la institución.

2. Autoridad y Comunicación . Las líneas indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados) entre los gerentes y subordinados.

3. Tipo de trabajo que se ejecuta . Las denominaciones o descripciones de las figuras geométricas indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad.

4. Criterio de agrupación de los segmentos de trabajo . La gráfica indica el criterio con que se han dividido las actividades, por ejemplo, aplicando el criterio de: funciones, procesos, producto, clientela o área geográfica, etc.

5. Niveles gerenciales . La gráfica refleja también los diferentes niveles en la jerarquía gerencial de la organización.

El diagrama de organización debe reflejar la estructura de acuerdo a los elementos básicos siguientes: especialización, estandarización y coordinación de actividades; centralización y descentralización de la toma de decisiones; y, tamaño de la unidad de trabajo.

La especialización de las actividades se refiere a la especificación de las tareas individuales y de grupo en el seno de la organización (división de trabajo) y a la agrupación de ellas en unidades de trabajo (departamentalización).

La estandarización de actividades designa los procedimientos por los que la organización asegura la predictibilidad de sus actividades. Muchos de dichos procedimientos se establecen formalizando las actividades y relaciones dentro de la organización.

La coordinación de actividades se refiere a los procedimientos que integran las funciones de las subunidades dentro de la organización. De acuerdo con Henry Mintzberg, (1979) los mecanismos de estandarización facilitan la coordinación de las actividades, especialmente en organizaciones con patrones no complicados de trabajo. Sin embargo, a medida que el trabajo se torna más complejo y aumenta la especialización, la estandarización ya no es suficiente para coordinar las actividades. Es preciso desarrollar nuevos mecanismos a fin de integrar el trabajo de unidades interdependientes.

La centralización y descentralización de la toma de decisiones denotan la localización del poder de decidir. En una estructura organizacional centralizada, las decisiones son tomadas en un alto nivel por los ejecutivos de alta gerencia o bien por una sola persona. En una estructura descentralizada, dicho poder lo comparten más individuos en los niveles de la gerencia intermedia y baja. Mintzberg, (1981), distingue entre la descentralización vertical y horizontal. "La dispersión del poder formal a lo largo de la cadena de mando es la descentralización vertical. La descentralización horizontal es la medida en que quienes no son gerentes controlan los procesos de decisión".

Por otro lado, el diagrama de organización tiene que ajustarse a unos requerimientos mínimos de claridad, uniformidad y actualidad para que resulte verdaderamente útil. El mismo se utiliza como instrumento para proporcionar información fidedigna, sencilla, a la ciudadanía, a los técnicos y a los estudiosos del campo gerencial.

El diagrama tiene que ceñirse, además, a unas consideraciones técnicas establecidas dentro de la disciplina gerencial, de modo que resulte útil para comunicar información sobre la organización. Esas consideraciones operan dentro de un marco de flexibilidad. Sin embargo, no pueden ignorarse totalmente si se desea que el diagrama de organización sea realmente un instrumento gerencial práctico y fácil de interpretar por cualquier lector, sea el ejecutivo de la agencia, Gobernador, legislador, investigador, estudiante, o la ciudadanía en general. Cuando se ha tomado en consideración los aspectos técnicos relevantes en la construcción de los mismos, se facilita la interpretación correcta de las gráficas de organización. Por ejemplo, el organigrama no debe quedar inutilizado al variar el título o jerarquía de un puesto. Es por ello, que el diagrama de organización se elabora a base de funciones y no de título de puestos, con excepción del puesto del jefe y subjefe de la institución.

No existen reglas universales ni inflexibles para diseñar un diagrama de organización, pero sí existe cierto lenguaje técnico compuesto de signos, figuras geométricas, prácticas aceptadas, conceptos convencionales, etc. , con el cual es necesario familiarizarse para lograr instrumentos gráficos correctos, comprensibles y uniformes, que transmitan información sobre la estructura de una organización. Con este propósito, la Oficina de Gerencia y Presupuesto ha adoptado este lenguaje para el diseño de los diagramas de organización de los organismos del Gobierno. Se utiliza como base los principios de organización y las técnicas de diagramas generalmente aceptados por tratadistas y estudiosos en el campo de organización; así como las prácticas o criterios que a través de los años se han desarrollado por uso y costumbre en nuestra administración pública puertorriqueña.

Como se indica anteriormente, las unidades pueden estructurarse formalmente utilizando diversos criterios. Entre los más utilizados están los siguientes: por función, por producto/mercado y en forma matricial. Algunas veces se utilizan combinaciones de criterios para crear la estructura de organización. A continuación se describen brevemente los criterios señalados:

La organización por función reúne en una unidad a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí. Por ejemplo, una organización dividida con este criterio puede tener unidades individuales de producción, mercadotecnia y ventas. La responsabilidad por el funcionamiento de estas unidades recaerá en la unidad gerencial encargada de la supervisión de las mismas.

La organización por producto o mercado reúne en una unidad de trabajo a todos los que intervienen en la generación y mercadotecnia de un producto o grupos afines de productos, a los que se hallan en cierta región geográfica o a los que tratan con determinado tipo de cliente. Por ejemplo, la organización podría incluir divisiones individuales de productos químicos, de detergentes o de cosméticos. El jefe de cada división será el responsable de las actividades de producción, mercadotecnia y ventas en su unidad.

En la organización matricial existen simultáneamente dos tipos de diseño. Las unidades funcionales permanentes poseen autoridad para las actividades y estándares profesionales de sus unidades; pero se crean equipos de proyectos, según se necesite, para poner en práctica programas específicos. De varias unidades funcionales se seleccionan los miembros del equipo que están subordinados a un gerente de proyectos, responsable por los resultados del trabajo del equipo. La estructura matricial se utiliza con menor frecuencia que la estructura funcional y por producto/mercado, aunque se ve una tendencia de aumento en el uso de la misma.

B. TIPOS DE DIAGRAMAS

Existen diferentes tipos de diagramas para reflejar la estructura de una organización. No obstante, en esta guía se menciona y se describe brevemente cada tipo, pero profundizando en el diagrama de estructura organizacional ramificado en forma vertical que es el que comúnmente se utiliza en el Gobierno.

Al considerar el criterio de formato para diseñar la estructura, clasificamos los diagramas en:

Diagrama Horizontal
Se diseña en forma piramidal de izquierda a derecha o viceversa.


2. Diagrama Vertical

Este es también en forma piramidal, pero fluye de arriba hacia abajo. Es el diseño que más se utiliza para representar la estructura formal burocrática o tradicional. Los niveles de autoridad y las unidades por niveles se explican en detalle en la Parte III de esta Guía.

El diagrama piramidal puede reflejar la estructura en una pirámide alta o una achatada. La alta presenta mayor división o estratificación organizacional. En cambio, la pirámide achatada presenta reducción en los niveles de autoridad y más unidades en el nivel operacional.


3. Diagrama Radial

Presenta figuras en el centro del mismo desde las cuales se trazan líneas para indicar relaciones de autoridad, comunicación y dependencia entre unidades. Principalmente, ilustra la distribución geográfica o de servicios.


4. Diagrama Circular

Se presenta la estructura organizacional en forma circular. Sin embargo, debemos advertir que no es recomendable utilizarlo para representar estructuras gubernamentales, porque su representación gráfica es compleja y se hace difícil su interpretación.

5. Diagrama Lineal de Organización
En vez de utilizar figuras, presenta líneas relacionadas entre sí.

En términos de contenido los diagramas se pueden clasificar en:

a. Diagrama de estructura de organización (discutido anteriormente, página 6)

b. Diagrama de puestos - Presenta los puestos por unidad y otra información sobre éstos que sea necesaria, conforme a la situación bajo estudio. Por ejemplo, puede incluirse categoría del puesto, "status", ocupado o vacante, título funcional, etc.


c. Diagrama de funciones
Este diagrama presenta un desglose de funciones por unidad. Las funciones se presentan en orden de importancia o por secuencia lógica del proceso.

PARTE 2: ELEMENTOS GRAFICOS PARA EL DISEÑO DE DIAGRAMAS

El diagrama de organización debe reflejar, entre otros aspectos, el patrón básico de trabajo de una institución, ya que presenta las diferentes funciones de la misma; los componentes o unidades de trabajo y el arreglo de relaciones entre éstas; las líneas de autoridad; y los canales de supervisión. En el diseño de esta gráfica son fundamentalmente importantes los siguientes aspectos:

1. La ubicación que se le da a cada unidad mayor de la organización a representarse en el diagrama.

2. Las figuras geométricas

3. Las líneas que enlazan las figuras geométricas.

4. Los nombres de las unidades de trabajo

I. LA UBICACION DE LAS UNIDADES DE TRABAJO POR NIVEL
La ubicación podría depender de las particularidades y relaciones de trabajo de cada organismo o institución. Las teorías modernas de organización tienden a recomendar las estructuras "achatadas" o de pocos niveles, para optimizar los recursos. Por ejemplo, el proceso de reingeniería dirige la estructura de organización hacia los procesos. Por lo tanto, su metodología ignora las representaciones de posiciones jerárquicas y se muestra de forma achatada.

La gráfica siguiente demuestra tal tendencia:


Los grupos de trabajo (team work) tienden también a eliminar estructuras altamente jerárquicas. La gráfica siguiente es un ejemplo de un equipo de trabajo:

Las gráficas que se presentan más adelante, sin entrar en una representación detallada, pueden también servir de pauta para la ubicación de las unidades de trabajo por nivel.

El orden de colocación de las unidades de trabajo dentro de cada nivel en el diagrama no tiene ninguna significación particular. Por ejemplo, el que una determinada unidad asesorativa se encuentre situada en el primer lugar comenzando por la izquierda, no debe considerarse como indicativo de prioridad.

Los tres niveles en que se divide la estructura de organización son: el directivo, el de "staff" o de apoyo, y el operacional. El nivel de "staff" se subdivide a su vez en nivel asesorativo y de servicios auxiliares.

En la ubicación de las unidades por nivel debe considerarse lo siguiente:

a. En la parte superior del diagrama se presenta(n) la(s) unidad(es) del nivel directivo, es decir, el alto nivel gerencial del organismo.

b. En la parte intermedia del diagrama se ubican las unidades con funciones de apoyo o sostén al nivel directivo y a la institución en general (o a un sector determinado de la misma), las cuales son conocidas por los especialistas en organización como unidades del "nivel de staff". Las unidades en este nivel prestan un servicio especializado en la organización. Estas desarrollan funciones asesorativas y/o de servicios auxiliares como generalmente son las de elaboración de políticas, auditoría interna, planificación, evaluación, asesoramiento legal, presupuesto, relaciones públicas, análisis de sistemas y de procedimientos, administración de personal, servicios administrativos, sistemas de información, etc.

El personal en estas unidades generalmente actúa como asesor del restante personal ejecutivo de la institución en la materia especializada en que laboran. El conocimiento especializado del personal en estas unidades se convierte en la base para los controles funcionales y para la economía en las operaciones de la institución. Estas unidades se crean para, mediante la especialización, controlar la naturaleza y operación de la función en particular que se le asigne, porque la misma demanda atención especial y cuidadosa.

La distinción entre personal operacional y el de "staff" se hace a veces con bastante facilidad y exactitud. Pero otras veces no hay claridad: los gerentes operacionales parecen estar cumpliendo funciones de "staff", y a su vez los miembros del personal de "staff" parecen tener algunas responsabilidades del operacional. No obstante, el personal de "staff" dedicará la mayor parte de su tiempo a dar servicios y consejo a los miembros del personal operacional. Los gerentes operacionales centrarán sus esfuerzos en la generación de los productos o servicios.

El nivel de "staff" incluye el grupo de trabajo que ofrece al jefe de la organización varios tipos de ayuda experta y de asesoría y también incluye a individuos o grupos de la organización que prestan servicios y asesoran al personal del nivel operacional.

Conviene trazar una distinción entre el nivel asesorativo o consultivo y el nivel de servicios auxiliares.

El nivel de "staff" se subdivide en dos:

1. Subnivel Asesorativo o Consultivo

Las unidades que componen el mismo se ubican inmediatamente bajo el nivel directivo.

Estas son las unidades que realizan actividades de tal naturaleza que requieren una estrecha relación o una vinculación directa y especial con el dirigente (Jefe) al cual sirven básicamente. También asesoran a otro personal de la institución, de ser necesario. Estas unidades tienen autoridad para investigar y recomendar.

- En este nivel podrían quedar ubicadas, entre otras, las unidades con funciones de servicios legales, relaciones públicas, auditoría, evaluación, análisis gerencial, planificación y relaciones obrero-patronales.

2. Subnivel de Servicios Auxiliares

Las unidades de este tipo se ubican inmediatamente bajo el nivel asesorativo o consultivo.

Estas son unidades que asesoran al ejecutivo del organismo y a otros funcionarios de éste en aspectos relacionados con su área de especialización. Además, prestan servicios comunes a los distintos componentes de trabajo del organismo y, por su especialidad, tienen autoridad funcional sobre las mismas. Esto es, tienen poder para decidir aspectos sobre ciertas fases de actividades relacionadas con el campo de su especialidad, las cuales se desarrollan en otras unidades de trabajo, y tienen autoridad sobre el particular para dar instrucciones a otros supervisores de la organización, a través de la cadena de mando.

Estas unidades también asesoran al ejecutivo en aspectos relativos al área especializada bajo su jurisdicción.

- En este nivel podrían quedar ubicadas, entre otras, las unidades con funciones de administración de personal, servicios administrativos, servicios bibliotecarios, servicios generales, etc.

c. En la parte inferior o base del diagrama se figuran las unidades del nivel operacional que son las que desarrollan las funciones más importantes de un organismo en términos de misión o de su razón de ser en ley.

Los gerentes operacionales pueden definirse como aquellos que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas de la organización. La autoridad de línea está representada por la cadena estándar de mando, alargándose hacia abajo por los diversos niveles en la jerarquía hasta el punto donde se llevan a cabo las actividades básicas de la organización. Dado que las actividades del personal operacional se identifican a partir de las metas del organismo, las mismas diferirán con cada organización.

Cuando una organización es pequeña, todas las posiciones pueden ser funciones operacionales. Las funciones de "staff" se agregan a medida que crece y se advierte la utilidad de contratar a especialistas para que ayuden a los miembros de este nivel en la ejecución de sus tareas primarias.

En este nivel operacional se agrupan las unidades que realizan las funciones sustantivas de la entidad, tanto del nivel central como extramural (regional, subregional, local, en centros, etc.). En los casos de organismos que prestan servicios a la clientela extramuralmente, las unidades regionales, subregionales, o locales son las que se ubican en la base del diagrama.

II. LAS FIGURAS GEOMETRICAS

Las figuras geométricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que componen la estructura de organización dibujada en la gráfica. Se debe representar, además, la relación especial con organismos exógenos a dicha organización. Las figuras sirven, además, para expresar gráficamente algunas particularidades relativas a las unidades representadas. Las dimensiones dadas a las diferentes figuras en un organigrama no tienen, en principio, ningún significado especial. Es, pues, más correcto representar todas las unidades de trabajo utilizando figuras de la misma dimensión.

Se recomienda utilizar las figuras con valor genérico para representar unidades semejantes. De ese modo, el diagrama representa un plano fiel a la realidad, no resulta repetitivo y estéticamente luce mejor. Veamos el siguiente ejemplo con un rectángulo genérico indicando unidades extramurales (en este caso regionales):

En la preparación del diagrama se recomienda, además, abstenerse de utilizar una figura geométrica para representar aquel componente de trabajo que realiza una labor con carácter esporádico. Ese es el caso, por ejemplo, de grupos de trabajo como comités o juntas (internas en la institución) a las cuales se les asigna funciones particulares a desarrollarse en forma no recurrente. En éstas, las personas desempeñan en adición a la labor diaria y permanente, actividades esporádicas. La unidad regular de trabajo opera ininterrumpidamente.

Las figuras más utilizadas para diseñar el diagrama de organización son:

A. Rectángulo

1. Rectángulo formado por línea continua

Ilustra:

a. La unidad de trabajo permanente que es parte integrante de la institución, y que tiene la organización y forma de trabajo tradicional, donde hay cuatro o varios subalternos respondiendo a un supervisor (jefe), con la responsabilidad de realizar una función dada y permanente, con excepción de las oficinas asesoras, donde puede haber uno o varios subalternos.

b. El organismo exógeno que tiene una relación especial y permanente con otro, pero que no participa en la labor diaria de la institución. La relación especial en este caso se representa mediante la línea que une los organismos gubernamentales y se aclara la misma con nota al calce.

2. Rectángulo formado por línea entrecortada

Ilustra:

a. Los organismos adscritos o relacionados a otros en el Diagrama Macro del Gobierno

b. El cuerpo rector de un organismo cuyos miembros prestan servicio parte del tiempo, tales como:

l) La junta de directores de una corporación

2) La Comisión, Junta o Consejo de un organismo

c) Al reflejar el caso (b), es adecuado incluir nota al calce para definir el Cuerpo. Por ejemplo, si es consultivo, directivo, o asesor y número de miembros que lo componen.

3. Rectángulo con lados dobles

Ilustra:

a.

Organismo gubernamental o unidad de trabajo, que funciona con relativa autonomía.

b.


Organismo gubernamental o unidad de trabajo que funciona con menos autonomía.

Esos son casos muy particulares. En lo posible debe prescindirse de matizar gráficamente el grado de autonomía.

B. Círculo
1. Círculo formado por línea continua -

Ilustra:

Los grupos de trabajo establecidos internamente como unidad o estructura de organización flexible. Estos grupos se establecen en la organización a los fines de desarrollar determinadas funciones con agilidad, pero en forma flexible e integrada para aprovechar más adecuada y satisfactoriamente la experiencia y capacidad del personal. Dichos grupos de trabajo son parte integrante de la organización formal, pero trabajan básicamente por encomiendas o proyectos. El Director del Proyecto (coordinador o encargado) tiene autoridad sobre el resto del personal que constituye el grupo, por la necesidad de asegurar la rigurosa unidad de dirección de todas las actividades que intervienen en la consecución de un objetivo, el cual no puede ser asignado a sector particular alguno de la organización. El Director del Proyecto tiene autoridad para tomar decisiones. La autoridad en el grupo está relacionada con las actividades de naturaleza operativa, pero no puede confundirse con la autoridad de los jefes operacionales. Tampoco puede considerarse como autoridad funcional. Por lo tanto, requiere una representación especial y lo adoptado es el círculo.

2. Círculo formado por línea entrecortada

Ilustra:

a. Ejecutivo de un organismo (ej. Secretario) a quien la Ley le asigna poderes de una junta de directores de otro organismo (ej. Una administración, una corporación).

b. Ejecutivo de un organismo (ej. Secretario) que por disposición de ley es, a su vez, ejecutivo responsable del desarrollo de otro organismo y que tiene autoridad para nombrar el administrador de ese otro organismo.

La situación representada en cualesquiera de esos casos, debe aclararse con nota al calce.

Ejemplo


C. Elipse

a) Representa un organismo subsidiario de otro.

b) Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdicción de otro organismo, pero tiene personalidad jurídica propia. Se entiende que está en una jerarquía menor que el organismo que lo creó. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los intereses que tiene el organismo mayor. Se puede crear por ley, orden administrativa o por la Junta de Directores del organismo matriz. Su función es ayudar al organismo matriz a cumplir con su misión, ya que lleva a cabo una labor especializada y específica. Es una situación que puede darse en las corporaciones o agencias que tienen tesoro propio.

D. Cuadrado y otras figuras geométricas con línea continua o discontinua

Es una figura que se está utilizando más frecuentemente para reflejar estructuras de organización grandes. Por necesidades de diseño el cuadrado acomoda más adecuadamente las unidades de trabajo regulares en el diagrama.

Se puede utilizar también para representar organismos, unidades, proyectos, servicios, etc. , con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya representado con alguna otra figura, símbolo o signo en particular. Se puede utilizar para representar, entre otras:

1. Unidades creadas formalmente, pero no establecidas.

2. La existencia de componentes o proyectos, o programas que se dejan sin desarrollar, cuando éstos quieran destacarse.

3. Proyectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante de la entidad, mantienen con ella alguna relación especial no permanente.

4. Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son creados con carácter permanente.

III. LAS LINEAS

Las líneas que unen los componentes orgánicos en el diagrama indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre éstos, o lo que es lo mismo, entre una figura geométrica y otra. Los organigramas más frecuentes suelen presentar una sola clase de línea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representará un tipo especial de relaciones.

Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas:

A. El punto de origen y de terminación de la línea

El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la relación especial que existe. El punto de terminación indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad o el componente con el cual se tiene la relación especial. Dado que el vínculo jerárquico supone una relación de contenido bidireccional, no es necesario que las líneas que lo representan terminen en flechas.

En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama comúnmente utilizado en el Gobierno, la autoridad fluye de la parte alta de éste hacia abajo (hacia la base) y la responsabilidad se manifiesta en sentido ascendente, pero no es necesario expresar su doble orientación. Es importante que en el diagrama se refleje claramente esta línea de mando, con respecto a cada unidad de trabajo. Es importante, además, que la relación principal de autoridad y responsabilidad se dibuje de modo que todas las unidades de trabajo que dependan de un determinado jefe o supervisor queden ligadas a éste por una sola línea, adecuadamente ramificada como se ejemplifica a continuación:

Es conveniente no cruzar dos líneas que no tienen relación. Al representar la relación entre dos o más unidades, se debe evitar interrumpir la línea que une otras unidades. No obstante, si fuere necesario cruzar una línea para ilustrar dicha relación, ésta deberá hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupción de la línea continua. Toda vez que sea necesario dicha interrupción se deberá identificar con una flecha o asterisco. La relación a ilustrarse deberá explicarse con nota al calce.

B. El tipo de línea

La línea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados debe aparecer explicado en la leyenda.

1. Línea continua - Se utiliza para ilustrar la relación jerárquica normal de autoridad, responsabilidad y subordinación que existe entre los componentes o unidades de trabajo de un mismo organismo o entre el organismo en cuestión y otro exógeno. Las unidades que son partes integrantes de la organización se entrelazan con líneas continuas.

El vínculo principal de autoridad o la autoridad de línea debe, en lo posible, representarse mediante un trazo visiblemente más grueso que el que se utiliza para el diseño de las figuras geométricas, tal como se expresa a continuación:

2. Línea discontinua - Se utiliza para representar varios tipos de relaciones especiales entre componentes de una institución, es decir, para representar las relaciones que no suponen subordinación, ni aún funcional. Su uso debe indicar al pie del organigrama el significado que se daría a cada una de ellas. Debe tenerse presente, además, que las líneas discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo posible, para los diagramas analíticos.

Entre estas líneas encontramos:

a. Línea formada por pequeños trazos (-----)

Ilustra en la mayor parte de los casos:
l) Relación de tipo consultivo, asesorativo y de cooperación
2) La relación especial de adscripción establecida por ley. La acepción del vocablo "adscrito" puede ser variada, pero en casi todos los casos se utiliza este tipo de línea para indicarlo.

b. Línea formada por puntos (..... ) - Representa la relación formal de coordinación, y la de control técnico.
c. Línea formada por pequeños trazos y puntos (_._._. ) -Representa la relación bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito será presidido por el ejecutivo del otro organismo.

C. Otras líneas
En los diagramas pueden dibujarse otros tipos de líneas, como las que mencionamos más adelante. Las mismas se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para indicar que la estructura de organización tiene otras unidades o componentes los cuales no aparecen recogidos en el organigrama. Estas situaciones se pueden poner de manifiesto con:

1. Líneas continuas y flechas

2. Líneas discontinuas y flechas

3. Líneas discontinuas

Ejemplo para la presentación de relaciones secundarias, las cuales deberán aclararse mediante nota al calce:


Ejemplos para ilustrar la existencia de otras unidades no comprendidas en el organigrama:


IV. LOS NOMBRES

Mediante la Carta Circular General Núm. G-69-96 se delegó a las agencias algunas transacciones relacionadas con cambios en la organización con el propósito de flexibilizar y agilizar los procedimientos para facilitar la administración y ser más eficiente en la gestión pública. (véase Anejo). Por lo tanto, es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la organización y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente:

A. El nombre del organismo deber ser el que aparece en la ley o estatuto que lo crea.

B. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que están correctamente identificadas. Las unidades deberán designarse con nombres que clara e inconfundiblemente indiquen el quehacer de la unidad.

C. El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la función o funciones que se realiza en la misma para así facilitar la comunicación y el uso de la gráfica. La nomenclatura debe reflejar la función principal que se realiza en la unidad; no el puesto del incumbente, excepto en el caso del alto nivel gerencial del organismo y en alguna otra situación muy especial.

Correcto

Incorrecto

Oficina de Auditoría

Oficina del Auditor

Oficina de Contraloría

Oficina del Contralor

Oficina de Asesoramiento Legal

Oficina de Asesoramiento

El patrón de ordenamiento que predomina en nuestro gobierno es producto del uso y la costumbre en la práctica administrativa. No obstante, este patrón responde a criterios de lógica y se define comúnmente, partiendo del nivel directivo de la institución, en la siguiente forma:

-Oficina (comúnmente se usa para unidades del nivel de staff)
- Secretaría Auxiliar; Area; Directoría; Directoría Adjunta, Asociada o Auxiliar; Inspectoría; Inspectoría Auxiliar, Adjunta.
- Negociado
- División, Centro
- Sección, Centro

Debemos recalcar que no es indispensable seguir el orden correlativo señalado. En algunos casos, el organismo gubernamental es pequeño y de poca complejidad funcional, razón por la cual su organización no amerita gran número de unidades de trabajo. Sin embargo, cuando el organismo es grande es indispensable que se mantenga un ordenamiento lógico que vaya de lo general a lo particular.

La denominación que va a usarse para representar las diferentes unidades de trabajo depende del organismo en cuestión. En algunos casos se llega desde Area o Secretaría hasta División. En otros, no se utiliza la denominación de área, secretaría o negociado y sólo se utiliza división. Para la determinación de la denominación de la unidad de trabajo es preciso considerar, entre otros factores:

1. Tipo, cantidad y complejidad de las funciones delegadas respecto a la de otras unidades.

2. Alcance de los objetivos a lograrse por la unidad y su relación con los generales de la institución.

3. Importancia de las funciones en el marco de trabajo de la institución.

4. El volumen y continuidad del trabajo de esa unidad y de otras.

5. Aspectos delegados y grado de delegación.

6. Grado de descentralización de las operaciones.

7. Personal destacado en ésta y en otras unidades.

8. Rigidez o flexibilidad organizativa de la institución.

9. Necesidad de integrar en núcleos comunes determinadas funciones o de fragmentar las mismas.

No obstante lo anterior, los siguientes criterios deben tenerse presentes para efectos de la denominación uniforme de las unidades de trabajo en una organización:
a. Generalmente, las unidades del nivel de staff se denominan oficinas, especialmente las de carácter asesorativo y consultivo.

b. Las unidades del nivel operacional se denominan división, áreas, negociado, etc.

c. Los vocablos "programa" y "unidad" los consideramos incorrectamente usados como denominaciones de unidades de trabajo.
- El término programa se utiliza para esbozar la estructura programática o presupuestaria de una institución. Ninguna de esas estructuras tiene necesariamente que coincidir con la estructura organizativa, que es en esencia lo que se define al denominar unidades de trabajo.

- El término unidad es de carácter genérico utilizado comúnmente para identificar cualquier componente de trabajo de una institución.

d. Las denominaciones "departamento", "departamento sombrilla", "administración" y "rama" no deben utilizarse para el nombre de unidades o componentes internos de trabajo de los organismos gubernamentales para así evitar confusiones.
- El término departamento, de acuerdo a la política adoptada para la organización de nuestra Rama Ejecutiva, se utiliza exclusivamente para designar aquellos organismos principales creados por ley para atender funciones básicas inherentes a la responsabilidad del Gobierno para con el Pueblo y que son de primordial importancia para el País.

- El término departamento sombrilla, de acuerdo a la política adoptada, es un modelo de organización basado en la agrupación de organismos o unidades de la Rama Ejecutiva por áreas programáticas. Su principio básico es la integración de agencias con funciones y características similares bajo la coordinación de una dirección común. El Secretario del Departamento-Sombrilla se convierte en un delegado del Gobernador para administrar el sector programático integrado. Las líneas de responsabilidad van de los directores de las agencias que integran el sector al Secretario del Departamento y de éste al Gobernador.

- El término administración, de acuerdo a la política señalada, es de aplicabilidad a los organismos gubernamentales que trabajan con relativa autonomía en el Gobierno.

- El término rama se utiliza para denominar, con carácter genérico, cada una de las partes, esferas o componentes grandes y básicos de trabajo del Gobierno, como lo son la Rama Judicial, la Rama Legislativa y la Rama Ejecutiva.

PARTE 3

REPRESENTACION DE COMPONENTES DE LA ORGANIZACION CON SITUACIONES PARTICULARES O ESPECIALES

1. Situación:

El dirigente al máximo nivel de una organización cuenta con una unidad inmediatamente subordinada a través de la cual ejerce autoridad sobre todas las restantes unidades de trabajo, es decir, que todas las unidades del organismo responden al primer ejecutivo a través del subsecretario, o del subdirector, o del subadministrador.

Representación:
La Oficina del subsecretario, subdirector o subadministrador debe quedar inmediatamente después de la línea principal de autoridad, es decir, debajo de la unidad del primer ejecutivo, unida por una línea sólida. Las restantes unidades de trabajo se colocan directamente bajo el subjefe

2. Situación:

El subjefe del organismo es parte de la oficina del jefe y aquél no funciona como un ente inmediatamente subordinado a través del cual el jefe ejerce autoridad a las demás unidades.

Representación
En el mismo rectángulo que representa la oficina del jefe se coloca el título del subjefe, separado por una línea que divida la figura geométrica en dos.

3. Situación:

El dirigente al máximo nivel se reserva la facultad de intervenir en forma directa con ciertas funciones que tienen mayor importancia que las delegadas o encomendadas al subjefe, respecto a todas las demás unidades de trabajo del organismo.

Representación:

La unidad del subjefe debe quedar a un lado de la línea principal de autoridad.


Los siguientes casos reflejan la situación anterior cuando el subjefe tiene a su cargo la supervisión directa y total de algunas unidades de trabajo. Además, tiene la supervisión de ciertas funciones de menor importancia, delegadas respecto a otras unidades.

Representación:


4. Situación:

El jefe o dirigente de un organismo, aparte de la autoridad ejercida a través de la unidad del subjefe, conserva autoridad por razón de ciertas facultades de menor importancia retenidas que conllevan mando directo sobre todas o algunas de las unidades de la organización.

Representación:

Estos casos se pueden representar de varias formas, entre otras:


5. Situación:
Cuando en un organismo gubernamental hay cuerpo rector cuyos miembros prestan servicio a tiempo completo

Representación:
Se representa al cuerpo con un rectángulo formado por línea sólida.


6. Situación:

Cuando en un organismo gubernamental hay un cuerpo rector que establece política pública y vela por el buen funcionamiento de la misma; cuyos miembros prestan servicio a tiempo parcial; que cuenta con un funcionario con autoridad administrativa sobre las unidades que componen la institución. (Ejemplo; las juntas de directores de las corporaciones públicas y algunas comisiones o juntas).

Representación

El cuerpo regente se representa en un rectángulo con línea entrecortada y se une a la unidad inmediatamente subordinada con una línea continua. Se aclara la situación que aplica mediante leyenda o nota al calce.


7. Situación:

Cuando existe un cuerpo rector deliberativo (Comisión, Junta, Consejo) con miembros que prestan servicio parte del tiempo y cuyo presidente es el jefe o máxima autoridad en la administración del organismo. Este último es el único miembro del cuerpo que presta servicios a tiempo completo.

Representación:

Se intercala el rectángulo que representa la oficina del presidente o director en la figura que representa el cuerpo regente.


8. Situación:

Un cuerpo rector de un organismo gubernamental que tiene autoridad administrativa sobre otras unidades de trabajo de la organización. (Ej. Consejo Superior de Enseñanza de la U.P.R.).

Representación:

El cuerpo regente se representa en un rectángulo formado por línea continua.


9. Situación:

a. Al ejecutivo de un organismo (ej. Secretario de Departamento) la ley le asigna poderes de una Junta de Directores de otro organismo (puede ser una corporación, administración, etc.).

b. El ejecutivo de un organismo (ej. Secretario de un Departamento) es, a su vez, ejecutivo responsable del desarrollo de otro organismo y tiene autoridad para nombrar el administrador de este otro organismo.

Representación:

En las dos situaciones anteriores se representa el ejecutivo, por ejemplo, el Secretario de un Departamento, en un círculo formado por línea entrecortada y se une a la figura del otro organismo con el cual tiene la relación funcional, con una línea continua. Se aclara la situación que aplica mediante leyenda o nota al calce.


10. Situación:

Organismos adscritos a otro organismo. Respecto a organismos adscritos hay que tener presente que existen distintas modalidades en ese tipo de relación, por lo cual hay que analizar cada situación o caso para determinar la forma de representación que procede en cada uno de ellos.

Representación:

a. En el caso de la relación de adscripción comúnmente expresada en la ley, se representa cada organismo en la figura geométrica que corresponda y se unen con líneas entrecortadas, explicando dicha relación mediante leyenda.

b. En algunos casos, la ley no es clara y no especifica si el organismo está adscrito. Si la relación se considera adscripción, se representa en la forma señalada y se cita lo que dice la ley mediante nota al calce.

c. Cuando el organismo se adscribe a otro para fines administrativos solamente, se representa en la forma señalada y se indica esta situación en nota al calce.

d. Si la situación de adscripción es que el ejecutivo de un organismo es presidente del cuerpo rector del organismo adscrito, esa relación entre organismos se expresa comúnmente con raya y punto (-.-.-.-. ), y se explica mediante leyenda.

Representación:


e. Es conveniente tener presente el caso especial de aquellos organismos adscritos a otro que se considera organismo central en el sector. Esto aplica generalmente a algunos departamentos.

Ciertos departamentos tienen organismos adscritos, que funcionan como programas operacionales del departamento. En ese caso, el departamento desarrolla, básicamente, las funciones de planificación, evaluación, dirección, reglamentación general, establecimiento de normas y control para todos los programas. Dada esta circunstancia especial, los organismos adscritos deben ubicarse en el nivel operacional del diagrama del departamento, pero aclarando la situación con nota al calce o leyenda, según sea el caso. En otras circunstancias, los organismos que son adscritos funcionan en forma integrada con el departamento, para el desarrollo de ciertas funciones solamente. Lo anterior nos indica que no todos pueden figurarse de igual manera; la forma de funcionar no es igual para todos los departamentos. Por lo tanto, es preciso analizar cada situación en particular, figurarla en la mejor forma posible y, cuando sea necesario, indicar al pie del diagrama el significado que haya de darse a cada una de ellas.

Representación:


11. Situación:

Un organismo es subsidiario a otro.

Representación:

Se utiliza la elipse para representar el organismo subsidiario y la línea entrecortada para indicar su relación con el organismo principal, según se ilustra a continuación.

12. Situación:

Organismo que no participa en la operación diaria de otro organismo, pero tiene una relación especial de asesoramiento, consejería, coordinación, etc. Esta relación es importante figurarla en el diagrama.

Representación:

Los organismos se representan en la figura geométrica que corresponda y se unen con líneas entrecortadas (formadas por trazos, puntos, o trazos y puntos, etc. ) según sea el caso. Esta relación hay que aclararla en nota al calce. Es necesario, además, asegurar con cuál unidad de trabajo del organismo base es que primordialmente existe la relación especial para figurarla en forma correcta unida a ésta.


13. Situación:

Unidades de trabajo de organismos pequeños que tienen delegadas, tanto funciones de asesoramiento o de servicios auxiliares (que se brinda a todo el organismo) como funciones operacionales.

Representación:

Es preciso evaluar las funciones para determinar cuál de los tipos de funciones delegadas a la unidad es la más importante y la que más volumen de trabajo genere. La evaluación indicará el nivel al que pertenece la función y el área física del diagrama en el cual se figurará la unidad. En caso de duda, la unidad se figura en el nivel operacional del diagrama, toda vez que la función operacional es la más importante en un organismo en términos de la base legal, de los objetivos de gobierno, y de su misión y razón de ser. De darse esta situación, se aclara mediante nota para expediente, para estudiarse exhaustivamente posteriormente.

14. Situación:

Organismo gubernamental que tiene una unidad de trabajo con funciones operacionales o de "staff" y dentro de ésta una (o unas) subunidad(es) con funciones de apoyo, pero exclusivamente para esta unidad de línea o de "staff" es decir, la función de apoyo no es para todo el organismo en cuestión.

Representación:

La ubicación de las unidades de apoyo para estas unidades en particular deberá hacerse siguiendo los mismos criterios utilizados para la colocación de unidades con funciones de igual tipo, según lo señalado anteriormente en la Parte II (I) - Ubicación de las Unidades de Trabajo por Nivel.


15. Situación:

Organismo gubernamental que tiene unidades de trabajo de auditoría y/o contraloría.

Representación:

En cualesquiera de esos casos es preciso indagar sobre las funciones y actividades que desarrollan esas unidades. El nombre solamente no puede ser criterio para su ubicación correcta en el diagrama.

Independientemente del nombre asignado, la unidad que realice investigaciones o intervenciones (post-auditoría) es la que asesora y se ubica en el nivel de asesoramiento en el diagrama. Generalmente, se identifica como Oficina de Auditoría. Aquella unidad que tenga delegada la función de pre-auditar y otros aspectos financieros, es de servicios auxiliares; generalmente, se conoce como unidad de contraloría. Debe tenerse cuidado, pues en algunos organismos la unidad con funciones de contraloría puede ser del nivel operacional. El análisis que se realice deberá dar base a la ubicación correcta de las correspondientes unidades en el diagrama.

16. Situación:

Un organismo gubernamental que tiene un cuerpo rector y un administrador. Ese último tiene la responsabilidad de supervisar y dirigir la labor de día a día en la organización. Ese organismo tiene unidades, entre otras, de: Asesoramiento Legal, Secretaría, Auditoría, Examinadores.

Representación:

Es necesario asegurarse a quién le responden esas unidades de trabajo. En unos casos puede que una o varias de éstas le respondan al cuerpo en pleno; en otras puede que le respondan al administrador del organismo. En casos no frecuentes puede que le respondan al cuerpo rector y al administrador a la vez. El análisis que se realice deberá definir esas relaciones y a base de ello, determinar la presentación correcta de las mismas en el diagrama de organización.

17. Situación:

Unidades de trabajo en un organismo con nombres iguales o similares a las de unidades en otro organismo.

Representación:

En estos casos no se debe asumir que las funciones, la autoridad y la responsabilidad de estas unidades son iguales y que se deben figurar en el mismo nivel en el diagrama ni con la misma relación de autoridad y responsabilidad. La determinación de dónde y cómo presentarlas en el diagrama dependerá del análisis que se realice.

18. Situación:

Organismos gubernamentales que tienen puestos de "ayudante de". Las funciones de esos puestos son de tal naturaleza que la obligación del incumbente es sólo hacia el jefe. El "ayudante de" no tiene autoridad directa sobre puesto alguno en la organización. Las personas en tales puestos ayudan al jefe mediante la ejecución de tareas especiales y se diferencian de las restantes porque no toman parte en la supervisión y administración directa de ninguna función principal del organismo y en la mayor parte de los casos no contribuyen directamente a la ejecución de los objetivos de la institución. Son más bien, ayudantes personales del jefe. La naturaleza de sus obligaciones, generalmente, no es rutinaria ni repetitiva.

Representación:

Debe omitirse la representación de esos puestos en el diagrama de organización en forma separada de la oficina del jefe, es decir, en una figura geométrica separada. Esos puestos forman parte de la oficina propia del jefe. No constituyen una unidad de trabajo separada. En un diagrama de puestos es en el cual se deberán reflejar los puestos de "ayudantes de," no en un diagrama de organización.

19. Situación:

Organismo gubernamental con una estructura orgánica que requiere la representación de diferentes organismos o unidades de trabajo con variadas relaciones o condiciones especiales. Esos se representan con tipos diversos de líneas y/o figuras geométricas.

Representación:

Aclarar la situación o relación, que en particular aplique a cada trazo o figura geométrica, con notas al calce y/o con leyenda, según sea el caso. El número de las notas al calce deberá indicarse dentro de la figura geométrica en la parte superior derecha. Las notas deberán aparecer en número correlativo desde el 1. Para determinar el número a asignarse a cada figura geométrica deberá seguirse el orden o dirección de la forma normal de leer y escribir (de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo).

Ver diagrama que se incluye a continuación.

En las notas al calce donde se aclara la relación especial con otros organismos, no es necesario señalar la base legal que propicia esa relación si la misma aparece en la parte narrativa del documento que generalmente acompaña un diagrama.

La discreción y lógica ayudarán a determinar cuándo usar nota al calce y/o leyenda. Por ejemplo, si en el diagrama aparece una sola relación de adscripción o de asesoramiento para lo cual se usa la línea entrecortada (-------) y una sola figura geométrica que sea de valor genérico o que sea diferente a las demás, se puede aclarar la situación con:

a. Leyenda y nota al calce

b. Dos o más notas al calce

Noemi Pinto
Lic. en administración universidad san...
Escrito por Noemi Pinto
el 21/11/2012

Por favor ayudenme: en esta pagina que tenemos profesionales en ciertas areas: necesito exponer sobre las estructuras organizativas: quiero que sea sencillo pero completa