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FORMULA PARA LLAMAR DATOS QUE ESTAN ALMACENADOS EN MUCHAS HOJAS EN EXCEL A UNA SOLA

Aficionado a
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 08/04/2010

Me recomendaron abrir mi propio debate para obtener mas atencion, por esta razón, es que escribo estas lineas.

Lo que necesito es simple, tengo un archivo de excel, en el cual en la Hoja 1, he creado un formulario y colo colocado esta formula, la cual encontre en una hoja de un ejercicio por ahi: =SI(ESBLANCO(J2);" ";BUSCARV(J2;cliente;COINCIDIR("Apellidos y Nombres";Funcionarios! 1:1;0);FALSO)), esta formula me ha servido perfectamente para llamara los datos que estan en la hoja 2, pero resulta que no solo de la hoja 1 necesito llamar datos, sino tambien de las hojas 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12...

Entonces lo que pretendo es que ustedes, queridos amigos, mar de conocimientos, me ayuden a construir la formula para poder llamar cualquier dato que este almacenado en cualquera de las hojas de excel, en lo posible que no sea macro, que sea sencilla, ahi tienen una muestra de la formula, para que la analicemos y veamos como agregarle algo que nos permita hallar los datos en cualquiera de las hojas que tenga el libro.

Claro llamara todos los datos con un codigo, es decir; que si necesito saber toda la informacion de un registro, con solo ingresar un numero asigando a ese registro, se me muestre en el formulario toda la informacion que haya con respecto al mismo.

Bueno espero haber tenido la fortuna de haberme hecho entender y quedo a la espera de la lluvia de su mar de conocmientos para ayudarme con esta inquietud con la cual se que nos vamos a enriquecer todos, pero especialmente yo.

Si lo desean por favor diganme a cual correo les envio una copia del archivo en el cual estoy trabajando y que me funciona en las hojas que les he descrito con anterioridad.

Les dejo mi correo para que me escriban y/o me hagan llegar sus ejemplos, para que yo tambien los pueda ver, muchas gracias desde ya, porque se que hallaremos la solución entre todos.

A sus gratas ordenes, desde Colombia.


Luis Carlos Díaz Ariza.

Aficionado A Excel
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 08/04/2010

Ah! , lo siento, si lo olvide!... El correo.. < inglucardi@hotmail. Com >

Armando Montes
Foro excel emagister
Escrito por Armando Montes
el 08/04/2010

Si puedes sube un ejemplo del archivo en la secion DOCUMENTOS indicando los resultados esperados y publica aqui el enlace.

Rafael Rodríguez
Business management allegheny college
Escrito por Rafael Rodríguez
el 08/04/2010


Luis Carlos,

Entiendo que necesitas una función de búsqueda que a partir del código (uno de los campos de las tablas), encuentre el resto de la información que puede estar en cualquiera de las hojas de datos.

El archivo "Buscar_Datos_en_Varias_Hojas. Xlsm", que he subido al área de documentos del grupo, incluye un procedimiento que hace exactamente eso.

IMPORTANTE: Creo que usas Excel 2007, y es en ese formato que he preparado el libro que puedes descargar en https://grupos.emagister.com/documento/buscar_datos_en_varias_hojas/6610-429540

Hay dos formas de lanzar la búsqueda: MANUAL pulsando un botón "Buscar" que hay en la hoja, o AUTOMÁTICO, cada vez que se cambie la celda de CODIGO, que es el argumento de búsqueda. Un "checkbox" en la hoja sirve para elegir cómo lanzar la búsqueda.

Si te interesa examinar el código verás tres procedimientos:

Buscar : Es el principal, donde se realiza la búsqueda
Borrar_Form : Procedimiento auxiliar para "limpiar" la hoja Buscar antes de lanzar la búsqueda
Copiar_Datos : Que "trae" los datos de donde se hayan encontrado y los coloca en las celdas correspondientes de la hoja Buscar.

He añadido una NOTA que indicará dónde se encontró el dato (Hoja y Fila).

Otra posibilidad sería programar una función "BUSCAR_MH" (buscar en múltiples hojas), que devuelva en cada celda el dato buscado.

En fin, espero que sea útil para ilustrar UNA POSIBLE MANERA de resolver esta necesidad.

Espero tus comentarios.

Saludos,

Rafael Rodríguez
rafael@allegmusic. Com

Aficionado A Excel
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 13/04/2010

Don Rafael, quedo encantado con tan enorme favor que usted me ha hecho. Es usted un sabio interprete de mis necesidades, eternamente agradecido.

Enseguida voy a ver como subir el documento en el que estoy trabajando para que por favor me lo ayude a mejorar, sin embargo, lo que se ha tomado el tiempo para hacer y enviarmelo, me será de gran ayuda.

Enseguida subo el link, para que por favor me continue ayudando,

Tambien quisiera que por favor me explique esta formula:

SI(ESBLANCO($J$2);" ";BUSCARV($J$2;cliente;COINCIDIR("Cédula";Funcionarios! 1:1;0);FALSO)), la cual encontre por ahi en un ejercicio, pero no logro entender, o si gusta, por favor enviarme la documentacion para instruirme en ella o indicarme en donde hallarla.

Nuevamente muchas gracias y a la espera del compartimiento de su conocimiento quedo,


Luis Carlos Diaz

Aficionado A Excel
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 13/04/2010

He querido subir un documento, pero no he encontrado por donde se hace eso, si me pueden ilustrar, de antemano muchas gracias!.

Tambien tengo otra inquietud.

He creaado una tabla en excel con una lista de nombres, necesito una formula que me permita hacer esto:
que si coloco el numero 1 en B3, que en C2, me aparezca Enero, si coloco en B4 el numero 2, que en C3 me aparezca febrero y asi sucesivamente con todos los meses del año y otra con los dias de la semana, pero eso es en otra columna.

1= Enero
2=Febrero
3=Marzo
4=aril
5=Mayo
6=junio
7=julio
8=agosto
9=septiembre
10=octubre
11=noviembre
12=diciembre
de esas que son mas o menos asi: =SI(B3=1;C3"....

Gracias por ayudarme de nuevo!

Y en serio, como hago par enviarles el documento en el que estoy trabajando?

Armando Montes
Foro excel emagister
Escrito por Armando Montes
el 13/04/2010

Para subir archivos clic en la seccion DOCUMENTOS o en este link:
https://grupos.emagister.com/documentos/excel/6610
y ahi clic en subir documento.
Para los meses usa BUSCARV, consulta la ayuda de excel oprimiendo F1 y ve este ejemplo:
https://www.ofisol.com. Mx/excel/Presentacion11. Htm
Igualmente sugiero veas este manual basico:
https://grupos.emagister.com/documento/excelvigo/6610-269792

Rafael Rodríguez
Business management allegheny college
Escrito por Rafael Rodríguez
el 15/04/2010

Hola Luis Carlos:

He descargado el archivo, pero está protegido, así que no puedo ver ni el código ni las fórmulas de las hojas.

Saludos,

Rafael

Aficionado A Excel
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 17/04/2010

Don Rafael, que pena, disculpe por favor este pequeño impase, se me olvido lo de la contraseña, es esta: dpc1, en minúscula, la misma para el codigo, como tambien para la hoja de datos.


Que pena, recuerde, "dpc1" es la contraseña!

Gracias, quedo a la espera.

Armando Montes
Foro excel emagister
Escrito por Armando Montes
el 17/04/2010

Puedes lograrlo con formato personalizado: mmmm, puede ser en la misma celda donde escribas el numero o en otra.
Usar color para toda la columna aumenta mucho el tamaño del archivo.

Rafael Rodríguez
Business management allegheny college
Escrito por Rafael Rodríguez
el 18/04/2010

Luis Carlos:

Ya pude ver el contenido del libro, gracias por la contraseña.

Mi primera recomendación, en coincidencia con Armando, es que des formato (bordes, color... ) sólo a un número razonable de celdas, y evites seleccionar columnas/filas completas. Esto "hincha" el tamaño del archivo enormemente. Fíjate el tamaño del que subiste "pesa" 9731 Kb, que es MUCHISIMO. Si te limitas a, por ejemplo, 500 filas y las columnas necesarias, verás reducirse el tamaño.

Supongo que sería interesante que la celda J2 de la hoja "Imprimir" contuviera la fórmula "=Consultar! J2", y así el modelo de impresión estaría sincronizado con el de consulta.

Por otro lado, quizá sería interesante añadir una AYUDA al usuario para que tenga opción de buscar funcionarios por nombre u otros cirterios si no conoce el número de cédula, y quizá introducir una VALIDACIÓN en el número de cédula para evitar que Excel coloque #N/A cuando tal número no existe en "Funcionarios".

Otra validación que quizá interese es para impedir que la columna A de FUNCIONARIOS tenga datos duplicados. Esto supone una sencilla fórmula de validación y, dependiendo del uso real del libro, puede ser muy útil.

La macro "imprimir_hoja", ¿No debería siempre imprimir la hoja "Imprimir"? ´

En fin, indica dónde quieres introducir mejoras e intentaremos ayudar.

Saludos,

Rafael

Aficionado A Excel
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 19/04/2010

Don Rafael, por las líneas que ha escrito anteriormente, puedo deducir que se ha tomado usted el enorme trabajo de revisar conciensudamente mi pequeño tranajo y debo decirle que ha usted acertado en todas sus recomendaciones. No sabia que el usar bordes e imagenes y cosas asi me volverian el libro mas pesado y por ende lentismio.

La idea es hacer que esta hoja deje de ser una "Hoja" y se convierta en una "aplicación", que al iniciarla se abra con excel, pero que aparezca en pantalla en si la hoja llamada "Consultar", que se lance como un un formulario y desde ahi el usuario pueda consultar todo acerca de un funcionario, buscandolo por los criterios de busqueda permitidos, importatntisimos los que mencionaste en las lineas anteriores, cuando no se conoce el lnumero de cedula ni con claridad el nomre completo de los funcionarios.

Por favor, implementemosle todos los cambios que me recomiendas y apenas lo tengas, me regalas una copia para ver las nuevas a daptaciones y entonces te molesto con otras inquietudes.

Necesito ir agregandole mas celdas donde me muestra mas informacion, este para tenerlo en cuenta en el diseño del formulario que se lanzaria cuando se abra la aplicacion.

Por ahora esto, en cuanto tengamos esto, entonces vemos que mas le podemos ir cambiando.

Como siempre, muy agradecido con su valiosa disposición para la colaboracion.

Luis Carlos Diaz Ariza.

Aficionado A Excel
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 19/04/2010

Don Rafael, Don Armando, se que esto lo van a implementar en mi trabajo, peo quisisera que me expliquen y de ser posible me envien un ejemplo de como vincular una casilla de virificacion a una celda, de manera que si tengo un listado de Funcionarios que son OFICIALES, SUBOFICIALES y SOLDADOS y activo la casilla "Oficiales" solo me aparezca en la lista desplegable los funcionarios OFICIALES, que si activo la Casilla SUBOFICIALES, me aparescan los Funcionarios "Suboficiales", igualmente con los SOLDADOS, y si hay una casilla que diga todos los Funcionarios, que en la lista desplegable me aparezcan todos los Funcionarios (Oficiales, Suboficiales y Soldados).

Tambien quisiera saber si en una lista desplegabel es posible mostrar varias columnas, es decir, que en la lista desplegable, seleccione por ejemplo mi nombre y junto a el, el contenido de las 2 columnas anteriores a donde esta ubicado mi nombre.

Bueno gracias por sus explicaciones, y sus ejemplos, feliz tarde para Don Armando y feliz noche para Don Rafael.

A sus gratas órdenes,

Luis Carlos Diaz Ariza
inglucardi@hotmail. Com

Aficionado A Excel
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 19/04/2010

GRD. /SERV. /APELLIDOS Y NOMBRES/CEDULA
CS. ING. DIAZ ARIZA LUIS CARLOS 80678765

NOTA: "/" representa la separacion de una celda. Y los datos de abajo serian los selecionables de la lista desplegable.

Rafael Rodríguez
Business management allegheny college
Escrito por Rafael Rodríguez
el 22/04/2010

Hola Luis Carlos,

Pude ilustrar tu inquietud de las últimas intervenciones en un archivo que he subido al área de documentos:

https://grupos.emagister.com/documento/listas_de_validacion_dependientes_de_opciones/6610-441456


Mediante un truco sencillo es posible que la lista de validación muestre información de varias columnas sin necesidad de utilizar y programas una COMBOBOX. Esta solución no es adecuada en todos los casos.

Como todos estos ejemplos, este archivo está preparado en poco tiempo. Yo te recomendaría sustituir todas las referencias a rangos concretos (tipo range("L1:L2")) por rangos con nombre y, si se refieren a datos, rangos DINÁMICOS. En el libro de ejemplo hay definido al menos uno.

Otra precaución, es que uso CURRENTREGION para asegurar a partir de una sola celda, que VBA se refiere a todo el rango de datos. Para esto es muy importante que el rango esté rodeado de celdas en blanco, ya que si no, CURRENTREGION se referirá a celdas no deseadas (ver la ayuda de VBA respecto de esta propiedad).

En cuanto a implementar las sugerencias en mi post anterior, entiendo que te parezca oportuno. Sin embargo, creo que desarrollar aplicaciones no es el objeto de este foro. Me permito recomendarte que examines el documento "Búsqueda progresiva"
https://grupos.emagister.com/documento/busqueda_progresiva/1013-402705
donde podrás ver un ejemplo de cómo implementar la búsqueda por distintos parámetros.

No dudes en seguir pasando preguntas.

Saludos,

Rafael

Aficionado A Excel
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 28/04/2010

Buenos dias Don Rafael, acabe de subir un archivo llamado "Lista Desplegable por Categorías", eso es lo que prentendo hacer en una hoja de calculo que almacena registros con ese orden de información y los necesito llamar de acuerdo a la categoría a la que pertenece el funcionario, que se escoge con los botones que me ilustro con anterioridad. Llamarlos sin importar en que hoja o celsa se encuentren almacenados. Todo depende de lo complicado o no oque resulte hacer esto.

Por otro lado, quisiera que por favor implemente los cambios que me sugirio para la bse de datos y por favor me lo envie, para ver como queda y de ser posible adaptarlos a mi archivo o trabajar directamente sobre el que usted me envie.

Como siempre, muchas gracias y quedo a la espera de su valiosa colaboración.

Cordialmente,

Luis Carlos

Aficionado A Excel
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 28/04/2010

Tengo especial interes en adaptarle lo referente a la busqueda por nombre, para el caso que usted me describe, en que no sepamos cual es el numero de identifiacion del funcionario o en si cualquier otro criterio que coincida con lo buscado.

Gracias!

Aficionado A Excel
Administración funlam
Escrito por Aficionado A Excel
el 28/04/2010

Este es el link del documento que acabe de subir. Recuerde que esto es para otra cosa que necesito hacer en mi trabajo, diferente a lo de la base de datos.
https://grupos.emagister.com/documento/lista_desplegable_por_categorias/6610-447303

Do Rafael, recuerda que hace algunos dias le pregunte por una formula que me permita colocar los meses del año, es decir, esto:

1= Enero
2=Febrero
3=Marzo
4=aril
5=Mayo
6=junio
7=julio
8=agosto
9=septiembre
10=octubre
11=noviembre
12=diciembre
de esas que son mas o menos asi: =SI(B3=1;"Enero";SI(B4=2;"Febrero";SI(B5=3;"Marzo... Y asi sucesivamente con el resto de los meses.

Es decir, que si yo coloco un numero en una celda este esté asociado a una palabra en la formula, creo que lo llaman SI ANIDADO, usted es el experto.

Quedo a la espera de su ilustración (Ejemplo)

De Nuevo muchas gracias!.

Luis Carlos

Armando Montes
Foro excel emagister
Escrito por Armando Montes
el 28/04/2010

Ya te habia sugerido una forma para los meses:
"Puedes lograrlo con formato personalizado: mmmm, puede ser en la misma celda donde escribas el numero o en otra."

Rafael Rodríguez
Business management allegheny college
Escrito por Rafael Rodríguez
el 29/04/2010

Luis Carlos:

He subido un archivo " Ayuda para búsqueda de datos en una tabla por cualquier campo de la misma " (sí, el nombre es un poco largo per, espero, descriptivo).

https://grupos.emagister.com/documento/ayuda_para_busqueda_de_datos_en_una_tabla_por_cualquier_campo_de_la_misma/6610-448300

Intenta ilustrar cómo buscar registros en una tabla grande, de manera flexible. Se muestra un formulario que permite elegir sobre qué campo buscar (nombre, apellidos, empleo,... ) y luego permite introducir parcialmente el argumento de búsqueda. Por ejemplo, elegimos buscar por apellidos y luego tecleamos "mar", aparecerán los apellidados "Martín", "Marín", "Aldemar"...

Además la macro demuestra una fórmula para adaptarse automáticamente al cambio en la estructura de la tabla de datos. Pueden añadirse columnas o cambiar el nombre de las existentes, y el sistema deberá funcionar correctamente utilizando las nuevas columnas o nombres.

No he tenido tiempo de documentar la macro, algo que podría intentar más adelante. Es importante entender el proceso si tu intención es trasladarlo a la tabla "grande" de funcionarios.

OJO, que el módulo de la hoja de Funcionarios contiene código.

Espero que te sea útil.

Saludos,

Rafael

PS. He incluido una fórmula para tu inquietud sobre los meses. Si en D30 aparece el nº de mes, por ejemplo 7, la fórmula
=ELEGIR(D30;"enero";"febrero";"marzo";"abril";"mayo";"junio";"julio";"agosto";"septiembre";"octubre";"noviembre";"diciembre")

te dará como resultado "julio".