En este grupo En todos

Foro de Cobros y pagos



ERRORES MÁS COMÚNES Y FRECUENTES EN UN DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA

Dora Luz
Contabilidad y sistemas instituto de p...
Escrito por Dora Luz Hdez
el 24/01/2011

Si, desafortunadamente, los errores más graves y de mayor frecuencia, se originan en el mismo Departamento de Crédito y Cobranza.

Invito a los participantes a que nos expongan los errores más frecuentes a los que se han enfrentado y ¿QUE SOLUCIÓN, HIZO QUE SE RESOLVIERAN?

¿Pódriamos, lograr realizar un Manual de Procedimientos y Soluciones?
ánalizando cada uno, y evaluando los alcances que esto provoca en las Finanzas de Una Empresa

con las respuestas de este grupo..

SALUDOS

Eric Segarra
Administracion de empresas sagrado cor...
Escrito por Eric Segarra
el 25/01/2011

Muy buen debate Dora, en el área de crédito los vendedores presionan al que aprobaciones las quieren súper rápidas y no se completa la debida información para que en caso pase al departamento de cobros pueda contar en un fututo cobro.

El vendedor quiere vender como sea, se inventa cualquier cosa para lograr su venta, el cobrador pasa tiempo y esfuerzo para cobrar con la información correcta, cuando no tiene la correcta es peor.

Ambos departamentos son importantes para la empresa, si no vende no hay riesgos y si no hay riesgo el departamento de cobros no pudiera existir, hay que crear conciencia al vendedor..

Ambos departamentos deben mantenerse en comunicación y lograr que el vendedor complete la información como es debida para que el departamento de cobros sea más efectivo. Puede haber varios factores mas pero depende el departamento de los vendedores deben saber cómo trabaja el departamento de cobros y el de cobros el del ventas para que logre ser justo en las aprobaciones y no se por vender, la empresa tendrá menos perdidas y menos riegos..
Gracias Saludos Eric.

Monica Guaman
Ecuador, Ecuador
Escrito por Monica Guaman
el 25/01/2011

Hola, de los 3 años que estoy llevando la parte de cobranza en mi empresa, he visto que los errores mas frecuentes en ella son la falta de politicas claras a la hora de dar un credito, no hay segmentacion de clientes y por ello falta una imagen firme sobre la posicion que tiene la empresa.

La verdad veo que en mi caso, el dueño de la empresa tine cierto temor por definir nuevas politicas ya que como tiene clientes antiguos en su mayoria, van a ver muchas trabas en tener que llenar contratos y formularios, e incluso garantias por ciertos montos a los cuales antes no se habian solicitado.

Saludos,


Mónica G.


Dora Luz Hdez
Contabilidad y sistemas instituto de p...
Escrito por Dora Luz Hdez
el 25/01/2011

En Empresas con una trayectoria antigua y que se ha sostenido en el mercado durante mucho tiempo, esto es lógico y si aún cuentan con los directivos fundadores de la Empresa, que en gran mayoria se resisten a los cambio tecnólogicos actuales
Aqui el hacerles ver , que estructurar Políticas Definidas , aseguraran la Recuperación y esto es mejor, que tener una cartera con montos en adeudos morosos.

se puede inciar a realizar Politicas no muy severas, ánalizando la trayectoria de los clientes se puede plantear los Créditos de acuerdo a el Volumen compra, la Solidez de la Empresa,

y aplicar las Póliticas a los nuevos Clientes que ingresan a Cartera, observando el resultado, esto posiblemente elimine el temor al cambio.

Recordando, que cuenta mucho, La Calidad, Atención y Seguimientos, que se otorguen a nuestros Clientes.

Elena Flores
Administraciòn unam
Escrito por Elena Flores
el 26/01/2011

Hay empresas que sus clientes ya tienen mucho tiempo trabajando contigo y que al inicio de las operaciones comerciales no se les solicito ningun contrato, solicitud de credito etc, y por lo mismo que siempre te han comprado y en teoria pagan oportunamente, quieres actualizar los datos y/o documentos y no te dan ninguna informaciòn, como convencerlos que te deben renovar su documentaciòn y cada cuanto tiempo es prudente acturalizar los expedientes.

Dora Luz Hdez
Contabilidad y sistemas instituto de p...
Escrito por Dora Luz Hdez
el 26/01/2011

Es simple y sencillo, el poder de convencimiento al instar que es para tener un Historial Créditicio excelente al comportamineto que han reflejado sus compras y pagos.


Subi un formato en los DOCUMENTOS, precisamente de datos al Respecto, es muy sencillo, pero que me ha dado excelentes resultados para el inicio de la comunicación constante hacia el Cliente.

Bajenlo y adaptenlo a sus necesidades.

Guadalupe Pacheco Rguez
Querétaro, México
Escrito por Guadalupe Pacheco Rguez
el 26/01/2011

Buenas tardes, quiero aportar algo referente a los temas que han tratado:
Referente a las politicas en empresas con clientes fundadores a mi criterio segmentaria a los clientes en clientes fundadores y cltes nuevos.
Clientes fundadores se les mantendria su credito o hasta cierto punto se mejoraria guindonos por su historial crediticio.
Clientes nuevos : seguiriamos el procedimiento desde un inicio con solicitud de credito, documentacion que respalde y referencias bancarias y de credito.

Otra forma de tratar esta situacion seria visitar personalmente al clte fundador y presentarle la nueva forma de trabajo, todas las empresas estan acostumbradas a llenar solicitudes y requerimientos, guiandolos de una forma adecuada accederan de buen agrado.

El otro tema de que lei es la presion que ejerce ventas sobre el departamento de credito. , el ejecutivo de credito debe establecer desde un inicio sus politicas y procedimientos asimismo hacerlas saber al vendedor y a las personas involucradas, creo que es cuestion de comunicacion.

Gracias por leerme

Eric Segarra
Administracion de empresas sagrado cor...
Escrito por Eric Segarra
el 27/01/2011

De finitamente las políticas son importantes para todas las empresas y mas sin son de ventas y cobros para que se aplique debidamente los procesos y ser justos con todos los clientes y deudores.

Una empresa sin políticas tendrá problemas futuros con sus clientes y personal.

Dora Luz Hdez
Contabilidad y sistemas instituto de p...
Escrito por Dora Luz Hdez
el 27/01/2011

Correctas las apreciaciones, en cuanto a la presión del ejecutivo de ventas a dar ingreso al cliente , debe estar soportada por los trámites suficientes,que nos permita conocer la trayectoria crediticia y solidez que respalde nuestro Próducto ó Servicio, y qué está sea Ganancia y recuperación en tiempo y forma para la Empresa y por lógica , las comisiones del vendedor.

En los tiempos actuales se ha incrementado extraordinariamente la fácilidad en compras a Crédito a corto, mediano y largo plazo y si no se cuenta con el aval mínimo que respalde esta negociación seguro generara un pérdida para el que otorga.

El por qué de implementar nuevas y solidas Póliticas antes de un mal mayor.

Bien. Seguimos con este debate y gracias por las aportaciones.

Adrian Lopez
Curso 101 de análisis transaccional (i...
Escrito por Adrian Lopez
el 02/02/2011

Estimados colegas, muy poco queda por agregar a estas apreciaciones realizadas por ustedes. Una forma de motivar a los clientes fundadores es mediante la difusión que aportar documentación para analizar el riesgo crediticio, le generará el beneficio en diferente rubros, como ser: en precios, condiciones de pago y otras cuestiones (cantidad, entrega anticipada o preferida, etc.)

Y el otro tema, es concientizar a la Dirección de la empresa de la importancia, de la construcción de índices de scoring de créditos y por el otro lado de cobranzas (esto ultimos utilizándolos como factores correctivos de los índices de riesgo), para tener una minería de datos (datamining) que aporte al conocimiento del negocio (en términos estadísticos).

Saludos a todos. Adrian




Paul Gonzales
Lima, Perú
Escrito por Paul Gonzales
el 02/02/2011

Hola Dora
Me gustaria participar en el manuel de Procedicimiento de Cobranzas
Pau

Dora Luz Hdez
Contabilidad y sistemas instituto de p...
Escrito por Dora Luz Hdez
el 07/02/2011

Adelante, Paul, esperamos tu participaciòn , ya vimos que en una base fundamental, que queden bien estructuradas las Pòliticas antes de iniciar una Venta de cobro inmediato o a mediano o largo plazo,

Las Pòliticas deberan estar estructuradas de acuerdo a los ànalisis que arrojan , los productos y Servicios que se otorgaran a los futuros Clientes.

ya que de estas dependera el beneficio y/o pèrdida para la Empresa.

Uno de los errores , màs comùnes, es el otorgamiento de Crèdito inmediato a un Cliente que nos es, aparentemente desconocido.

Dora Luz Hdez
Contabilidad y sistemas instituto de p...
Escrito por Dora Luz Hdez
el 07/02/2011

Adelante, Paul, esperamos tu participaciòn , ya vimos que en una base fundamental, que queden bien estructuradas las Pòliticas antes de iniciar una Venta de cobro inmediato o a mediano o largo plazo,

Las Pòliticas deberan estar estructuradas de acuerdo a los ànalisis que arrojan , los productos y Servicios que se otorgaran a los futuros Clientes.

ya que de estas dependera el beneficio y/o pèrdida para la Empresa.

Uno de los errores , màs comùnes, es el otorgamiento de Crèdito inmediato a un Cliente que nos es, aparentemente desconocido.

Javier Cayo
Licenciado de educacion especialidad m...
Escrito por Javier Cayo
el 09/02/2011

Las situaciones presentadas entre los departamentos de ventas y cobranzas ocurren en la mayoria de empresas, yo recomiendo reuniones programadas entre los responsables y la Gerencia a fin de cordinar acciones y se lleguen acuerdos que puedan beneficiar a los dos departamentos y por ende a la empresa, soy de los que piensan que la empresa es un motor que todos debemos trabajar juntos a fin que camine sin inconvenientes, si bien es cierto existen planes y metas en cada departamento estos deben conciliar un proceso que permita resultados optimos para todos.
Podemos darnos cuenta que mucha veces independientemente quieren conseguir logros, muchas veces estimulados por comisiones que los apartan del sistema que somos un todo creo por ello a manera personal que el responsable de la empresa GERENCIA establezca las reglas a fin que esto no perjudique a la empresa.

Dora Luz Hdez
Contabilidad y sistemas instituto de p...
Escrito por Dora Luz Hdez
el 09/02/2011

Mencion errores más comunes en el depto de Crédito y Cobranza

1. - Se pasa la fecha para cobro ( fechas , horarios) de cobranza, ya que no se tiene un control estricto en los datos Importantes del Cliente

2. - Se generan errores en Facturación, por omisión de datos y precios

3. - Facturas a una Dirección y entregas a otra ( confusión)

bien. Uno de tantos errores.

Solución: Crear un extenso Directorio que contenga , horarios, fechas, Contactos, procedimientos etc..

revisión estricta antes de ejecutar la facturación y realizar pedidos antes de factura con todos los detalles a observar, listas de precios actualizadas x zona, cliente,

Facturar a ( Razón Fiscal y destino a xxx) datos que son relevantes para el procedimiento de ejecución en la cobranza.

Si estos errores se cometen en tiempos o refacturaciones , lo que generamos es una tardía cobranza con tiempo extra en días Crédito al cliente, ya que la gran mayoria recibe a revisión para pago. No tomando en cuenta la fecha factura si no el día recibo de factura.

Jorge Sandoval
Contaduria publica universidad del atl...
Escrito por Jorge Sandoval
el 21/02/2011

Buenas tardes a todos,

Mi recomendación sobre el tema de los conflictos que pueden haber entre el departamento de cartera y el comercial (generacion de creditos sin avales eficientes), es hacer lo que se hizo en la empresa donde laboro (en la cual existian esos inconvenientes) incluir en el procedimiento de aprobacion de credito el visto bueno o de aprobacion del jefe comercial y el jefe de cartera. El jefe comercial debe validar la efectividad de la venta y el de cartera la confiabilidad de los documentos avales y referenciaciones.

Para el caso de las empresa que manejan clientes antiguos o fundadores, una de las alternativas que planteo es para obtener la actualizacion de su informacion, es dando un presente (insentivo) que puede ser atraves de rifas, concursos o directo.

Adicional lo anterior, me gustaria que me ayudaran con el siguiente tema:
¿A que edad de mora de una obligacion es mas recomendable iniciar un proceso de cobro ejecutivo (juridico)?. Ya que sabemos que se inicia a muy temprana edad de mora podemos perder el cliente para futuras ventas pero si demoramos mucho el proceso, podemos tener problemas graves de recuperacion de la inversion.

Saludos cordiales.

Dora Luz Hdez
Contabilidad y sistemas instituto de p...
Escrito por Dora Luz Hdez
el 24/02/2011

Lo más aconsejable es no llegar al término juridico, no creo haya un tiempo reglamentario ya que las deudas suelen llevar hasta años, sin recuperación,

Javier Cayo
Licenciado de educacion especialidad m...
Escrito por Javier Cayo
el 24/02/2011

Me parece correcto lo que relizan algunas entidades financieras, lo pasan a cobro juridicio a los 150 días edad de mora, cabe señalar que dependiendo del rubro de la empresa existen decisiones contables cuyo parametro es de 6 meses y luego las deudas pasan a quiebre, en esta condición no afectan al Balance, sincerando las cuentas por cobrar por ser muy poco probable la recuperación de este adeudo.

Jose Escalante
Admon empresas fusm
Escrito por Jose Escalante
el 26/02/2011

En los inconvenientes que se presentan entre las areas de Ventas y Cartera lo mas aconsejable es que en la negociacion este un funcionario del area de Cartera dejando estipuladas las fechas de pago.

Dora Luz Hdez
Contabilidad y sistemas instituto de p...
Escrito por Dora Luz Hdez
el 26/02/2011

Soledad has hecho una observacion bastante común y frecuente en que el area VENTAS, ADMINISTRACIÓN DE CARTERAS Y CLIENTE, pasando el tiempo se olvida que todo cambia, cambian los precios, los servicios, sube la materia prima y se nos olvida o no se toma importancia de que mantener actualizado el expediente del Cliente, nos lleva a veces caer en desordenes que terminan en una mala negociación y por ende a perdidas para la empresa.

E n mi papel de Responsable del Depto de Crédito y Cobranza , la misión más importante es la recuperación al 100% de lo vendido, pero también de mucha importancia es el estricto control de lo básico, las póliticas más principales que son plazos establecidos al otorgar un servicio y/ o producto a Crédito estas deben ser cumplidas al término del crédito otorgado ya que cada dia que no se cobre incrementa el gasto financiero.

La discrepancia constante entre el área de Ventas y Cobranza, es que el vendedor es complaciente con el Cliente y el duro he inflexible en su papel es el Depto de Cobranza, por lo que cuando se define Póliticas para otorgamineto de Crédito a corto y largo plazo, este también debe penalizar al Vendedor con el descuento del porcentaje de comisiones o establecer penalizaciones por el no seguimiento de deudas no cobradas,