La gestión eficiente del conocimiento necesita de mecanismos que propicien la organización de la información y el conocimiento, los archivos forman parte de esos mecanismos. En los archivos se guarda o registra la historia o parte de la historia de una organización y su estudio permite hacer predicciones para el futuro. Es importante recordar que un proceso de gestión del conocimiento no solo debe tener en cuenta la recolección y estructuración del conocimiento tácito, es importante la conversión en conocimiento explícito en un proceso cíclico que no termina y viceversa. Es por ello que en muchas organizaciones que pretenden implantar sistemas que permitan gestionar el conocimiento eficientemente, los archivos se automatizan, mediante la utilización de Bases de Datos, donde se registra la historia de la organización.