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Redaccion comercial y archivo

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Debate creado el el 01/03/2006 | 277538 visitas
Lizeth
Francisco Morazan, H...

Re: carta de conciliacion

Escrito por Lizeth Contreras Rodríguez el 07/12/2008
"concepto de la carta de conciliacion y un modelo
"

por mariana (Febrero 2007)

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LA CARTA DE CONCILIACIÓN O AJUSTE

Al cometer un error comercial en las transacciones realizadas en el mundo de los negocios y habiendo existido una lógica reclamación, es una obligación buscar conciliar con el cliente ofreciendo una disculpa y hacer el ajuste correspondiente según el caso.

Lo anterior es lo que origina la carta de conciliación que también se le denomina carta de ajuste. Para hacer las enmiendas se estudian las causas de los problemas para darles sus respectivas soluciones.

Cuando se hacen estos análisis siempre se encuentra un culpable que puede ser: el vendedor, el comprador, ambos o una tercera persona, sin olvidar la filosofía de que "el cliente siempre tiene la razón".

Después de un error involuntario nos corresponde recuperar la buena voluntad, la simpatía y la confianza del cliente, elaborando una carta conciliatoria que contenga los siguientes elementos:

· La respuesta tiene que ser inmediata

· Darle la razón al cliente

· Utilizar la diplomacia

· Aceptar la culpa con valentía y dignidad

· Utilizar frases conciliatorias

· Detallar los motivos del error

· Referencia de sustitución del producto

· Expresiones de seguridad y confianza

SUGERENCIAS:

Métodos recomendables para iniciar y terminar la redacción en una carta de conciliación:

1. PÁRRAFOS DE INICIO:

· Iniciar el primer párrafo con una disculpa cordial.

· Empezar la carta agradeciendo la información.

· Combinación de los dos anteriores: disculpa y agradecimiento

Ejemplo 1 (párrafos de inicio):

Estimado Señor:

Sentimos mucho haberle ocasionado problemas con la adquisición de la cámara Stop que compró en nuestra sala de ventas.

Ejemplo 2 (párrafos de inicio):

Estimado Señor:

Agradecemos su comunicación para informarnos las dificultades encontradas con la compra en nuestra tienda, de un archivador nuevo mundo.

Ejemplo 3 (párrafos de inicio):

Estimado Señor:

Lamentamos los problemas ocasionados con la compra en nuestro almacén, de su horno microondas Tety y agradecemos su oportuna notificación.

2. PÁRRAFOS DE CIERRE:

· Se ofrece la seguridad de haber solucionado el problema

· Manifestar la prioridad de ofrecer un mejor servicio

Ejemplo 1 (párrafos de cierre):

Estimado Señor:

Estamos seguros que cuando vuelva a utilizar su máquina registradora encontrará que está en perfectas condiciones.

Ejemplo 2 (párrafos de cierre):

Estimado Señor:

En atención a su demanda, le damos a conocer que nuestro propósito es brindar un buen servicio.

EJEMPLOS DE CARTAS DE CONCILIACIÓN O AJUSTE

Ejemplo 1):

Estimado señor Grádiz:

Lamentamos haberle causado molestias con las lámparas de techo que adquirió en nuestra fábrica.

Ignoramos el motivo de que las lámparas hayan llegado astilladas, prometemos investigarlo para darle una explicación lógica de lo sucedido, pero para su tranquilidad le comunicamos que mañana le enviaremos un nuevo pedido, para sustituir las lámparas en mal estado.

Nuestro objetivo es tener satisfechos a nuestros clientes, por ello le aseguramos que el producto lo recibirá en perfecto estado.

Cordialmente.

Ejemplo 2):

Estimado señor Fuentes:

Agradecemos su carta para comunicarnos los inconvenientes que han tenido al instalar el centro de la planta telefónica comprada en nuestro almacén.

Nos hubiera agradado que el producto no presentara ninguna dificultad en la estructura de sus componentes, pero como usted comprenderá las máquinas tienen su fallas de fabricación.

Le aseguramos que cuando enviemos a nuestros técnicos con otra planta para hacer el cambio y la instalación, el problema quedará resuelto, pues uno de nuestros objetivos es satisfacer a nuestros clientes.

Atentamente,

Ejemplo 3:

Estimado Señor:

Sentimos mucho los problemas que ha tenido con el aire acondicionado Zaz que adquirió en nuestra tienda de exhibición y agradecemos su oportuna comunicación.

El pedido se lo enviamos en la fecha que usted solicitó, pero desperfectos en el transporte marítimo ocasionaron el atraso involuntario en la entrega de la mercadería, por lo que le ofrecemos nuestras disculpas, con la promesa de que no sucederá en el futuro.

Como uno de nuestros propósitos es mantener satisfechos a nuestros clientes, le aseguramos que en futuros pedidos le brindaremos un servicio sin demoras

Atentamente,

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