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Utilizacion de la cuenta caja en la contabilidad de una empresa comercial

alexis
Contador publico universidad de la int...
Escrito por Alexis Rojas el 28/09/2010

Buenas gente una consulta: Existe alguna Nic. Donde hable de la utilización de la cuenta Caja? Si la misma puede ser utilizada para todas las operaciones de débito y crédito? Se da el caso de que la cuenta se encuentra muy abultada y no hay forma de demostrar que ese dinero esta en la empresa.

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Lorgio Soliz Castillo
Auditoria financiera san francisco jav...
Escrito por Lorgio Soliz Castillo el 29/09/2010

Estimado Alexis, como sabes, la cuenta Caja es una cuenta del Activo, de grupo DISPONIBLE, en consecuencia, su utilización es tanto para operaciones de débito como de crédito. Débito cuando te ingresa el dinero en efectivo y crédito cuando se realizan pagos en efectivo (cash) o dinero de uso corriente, entonces, si se efectúan los cargos (debe) y los abonos (haber), la cuenta no debería presentarse abultada e indudablemente, sí es posible demostrar el movimiento con documentos que sustenten el saldo a una determinada fecha.
Lorgio


Alexis Rojas
Contador publico universidad de la int...
Escrito por Alexis Rojas el 29/09/2010

Y me podrías decir Lorgio si sabes de alguna norma de contabilidad o algún principio donde hable de eso, de algo donde pueda sustentarme. Muchas gracias por responder a mi consulta.


Maitane Maitane
Álava, España
Escrito por Maitane Maitane el 01/10/2010

La norma o libro creo que se llama P.G.C ( plan general contable )
Al menos aqui en España
Creo que Lorgio Soliz sabe muy bien de lo que habla , de tus conocimientos contables
me reservo mi opinion.


Crecencio Dávalos Figueredo
Contables facultad de ciencias economi...
Escrito por Crecencio Dávalos Figueredo el 02/10/2010

Hola Alexis: Para no tener problemas con la utilizacion de la cuenta caja, deberias transferir la misma a la cuenta Recaudaciones a Depositar. Despues crear un Fondo Fijo para las compras pequeñas y los pagos grandes con cheques de la Cuenta Banco.
Crecencio


Alexis Rojas
Contador publico universidad de la int...
Escrito por Alexis Rojas el 02/10/2010

Hola Crecencio: El tema es el siguiente, tenemos una empresa a la cual le hacemos auditoria que es de Ciudad del Este, ya le sugerimos que no utilice la cuenta caja para toda sus transacciones de manera que no se encuentre tan abultada, que se cree un fondo fijo y que se pagen los montos mayores con cheques de sus bancos, de manera a que cuando hagamos la auditoria no nos econtremos con el saldo de caja por decirte de 1700 millones cosa que es ficticia, le podes hacer un arqueo y jamaz vas a encontrar ese monto. Lo que yo quisiera saber si hay alguna norma especifica que hable sobre la utilizacion de la cuenta caja por que eso es lo que nos pregunta nuestro cliente, que en donde dice que ellos no pueden seguir usando la cuenta caja como lo hacen actualmente.


Maitane Maitane
Álava, España
Escrito por Maitane Maitane el 02/10/2010

La cuenta CAJA , se tiene que utilizar solamente para dinero contante y sonante,
lo que si puedes hacer es crear una Subcuenta , al entrar los bancos con cheques ,
letras ,etc, estos movimientos AUTOMATICAMENTE, tienen que reflejarse en otra cuenta
tal y como lo recoje (regula) el PLAN GENERAL CONTABLE.
No se puede hacer como si de una ensalada se tratara , pues de lo contrario haber luego como haces para cuadra los libros (cuentas) y como realizas los inventarios y balances.
Saludos,


Antonio Contreras
Táchira, Venezuela
Escrito por Antonio Contreras el 03/10/2010

Las normas para tu empresa o para las empresas que administres debes crearlas tu de acuerdo a las necesidades de tu empresa

la normativa son los principios de la contabilidad generalmente aceptados

el movimiento de las cuentas su incremento o disminucion , esta plantiado en pgc que esta basado de acuerdo al tipo de cuenta nominales o reales + o -

y estan tambien las n i c donde hacen o prestan una atencion importante a el efectivo


Mario R Lopez Castro
Contador público y auditor universidad...
Escrito por Mario R Lopez Castro el 05/10/2010

Lo que expresa la norma es la revelación de las disponibilidades de efectivo y por supuesto su ubicación y cuantificación en los estados financieros.

Como una norma de procedimiento o politicas de control interno contable, es recomendable el uso de una o varias cuentas bancarias y si es necesario en diferentes monedas.

El nombre de la cuenta es a criterio del contador y de las propias necesidades de información de los socios o propietarios de la empresa.




leila
Escrito por leila el 06/10/2010

Hola Alexis: el problema de la empresa que estas manejando, mas que contable es administrativo, ya que diariamente debe de realizarse un arqueo de caja, es decir, si entro en caja 1000, y salio durante ese día 800, lo lógico es que que queden 200, pero como ellos no llevan control de salidas es por ello que tienen un monto tan elevado y que es ficticio. La única recomendación que le puedes hacer es que tienen que tener soporte de todas las salidas y realizar el cuadre de caja diariamente.


Ramon Ley Chi
Yucatán, México
Escrito por Ramon Ley Chi el 06/10/2010

Hola Alexis: de acuerdo al escrito que te envio Leia si la empresa que comentas la auditas,
como parte primordial de control interno es que las actividades o funciones deben estar debidamente segregadas y para ello se asigan las responsabilidades de custodia de los valores, en este caso el efectivo, de acuerdo a las políticas y a los manuales de operación de la empresa, en lo que respecta el rubro de efectivo de inicio debe estar definido quien de acuerdo al organigrama es el responsable del control físico de las entradas y salidas de efectivo, es decir para amparar los movimientos debe contar con recibos o vales que amparen el efectivo recibido que ingresa a la caja, así también los recibos o comprobantes que amparen las salidas de efectivo y al final del día realizar un arqueo de caja para validar y verificar que el importe que arrojan los registros contables corresponde al efectivo en caja, desde luego en cada arqueo de caja debe dejarse la evidencia en el formato correspondiente y recabar las firmas de las personas que internvienen para el deslinde de responsabilidades.
Por lo que comentas, es de suponerse que la cuenta de caja solamente la estan utilizando para cuadrar algun registro contable o alguna operación que al final de cuenta no garantiza que el efectivo haya ingresado o salido realmente de la caja por lo que es importante evaluar el procedimiento contable y físico de las entradas y salidas de efectivo


Neshma Rojas
Lic. en contaduría ucab-iuspo los teques
Escrito por Neshma Rojas el 07/10/2010

Buenos días Alexis:
Este caso lo he visto en algunas empresas que me han sido asignadas para auditar y, en consecuencia he podido observar lo siguiente:
1. La cuenta CAJA ha sido mal empleada al registrar todas las operaciones de debito y credito que maneja la empresa, mostrando una mala clasificación del movimiento o transacción.
2. Todo lo que representa efectivo está concentrado en esta cuenta, no haciendo uso de las cuentas bancos, inversiones temporales, depósitos en garantía, etc,; que al final se resume en el punto 1.
Ciertamente el manejo es errático al encontrar un monto muy alto en esta cuenta, la cual debe manejar el efectivo (dinero inmediato que se haya en las instalaciones de la empresa o, a lo sumo, los cheques por depositar al día siguiente deben estar inscritos aquí, como una caja de cobros). El Sr. Ramón Ley, mencionó un punto básico y que resuelve tu inquietud, establecer las normas del Control Interno y adicionalmente, recomiendo establecer un Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo del Plan de Cuentas Contables, así como la actualización y entrenamiento del personal que realiza los registros contables para que no siga presentándose el mismo error.
Saludos, siempre a la orden.


Alexis Rojas
Contador publico universidad de la int...
Escrito por Alexis Rojas el 07/10/2010

Hola Neshma, esa es exactamente la situación por la que esta pasando la empresa que mencione, el tema es el siguiente: Como auditoria externa que somos ya le recomendamos en el periodo anterior a que cambie el modo de utilización de esa cuenta de manera a exponer de mejor manera el verdadero saldo de la misma en los estados financieros, a lo que en este periodo nos responde la contadora de la empresa que ellos necesitan que le digamos en que NIC o PCGA se encuentra el manejo correcto de esa cuenta(ej: en la Nic 1, párrafo 2 te habla de los requisitos para la presentación correcta de los estados financieros) para poder cambiar su manera de registro(los dueños de esta empresa son japoneses y son personas muy reacias a los cambios) debe ser algo muy bien planteado para poder hacer que acepten.


Leonardo Sejas
Bolivia, Bolivia
Escrito por Leonardo Sejas el 07/10/2010

Es cierto que se utiliza la caja para entrada y salida de dinero, pero generalmente no se recomienda utilizar para gastos, generalmente esta cuenta se maneja para ingresos cotidiano de las facturaciones o ingresos, para luego depositar y llebar al banco y hacer los gastos con cheques. Se utiliza otra cuenta que es caja chica para gastos menores, esto evidentemente en una empresa formal pero todo se deja a criterio ya que uno puede llebar las cuentas por eso dicen que los contadores somos artistas.


Mario R Lopez Castro
Contador público y auditor universidad...
Escrito por Mario R Lopez Castro el 08/10/2010

No se si estas satisfecho con los aportes, pero te recomiendo estos pasos para formar tu criterio profesional y personal para atender este asunto.

Actividades y negocios de la empresa.
Tamaño de la empresa
Volumen de operaciones de la empresa
Necesidades de compras o agilización de las mismas

Creo que puedes tomar idea en que no se pueden comparar las necesidades de control de ingresos y compras de un restaurante con las necesidades de una empresa constructora.


Mario R Lopez Castro
Contador público y auditor universidad...
Escrito por Mario R Lopez Castro el 08/10/2010

Perdón no habia leido uno de los comentarios anteriores, en donde indican que la empresa es de japoneses reacios a cambios, por favor apoyarse en las normas de contabilidad y presentacion de reportes financieros del comite de bolsa de Tokio, alli podrán encontrar algun indicio de la presentacion y uso de las cuentas de efectivo.


Jorge Guzman
Bachiller academico institucion educat...
Escrito por Jorge Guzman el 12/10/2010

Mi opinion muy personal al respecto es la siguiente:

Si la empresa maneja altos volumenes de ventas, la caja normalmente manejara y sera de gran conveniencia los cheques a su favor, pero si los pagos se hacen en efectivo, a la mayor brevedad deberan ser consignados en su cuenta bancaria al igual que los cheques. Para la cancelacion de gastos debera existir un monto permanente en la caja que permita cubrir los pagos oportunos a los acreedores de montos minimos.
debe existir un extricto control de los dineros cancelados por la caja menor y registrados en el comprobante diario de la empresa.

cabe anotar que independiente del tipo de empresa, ( grande,mediana o pequeña) debera existir un extricto control de los inventarios, arqueos de caja permanente que permitan establecer estados reales de comprobacion de perdidas y ganancias en un lapso de tiempo determinado ( cualquier momento).
No recomiendo manejar dineros de caja en efectivos de altas cuantias,puesto que ello puede desencadenar en un mal manejo administrativo y por ende crear una crisis empresarial.




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