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Servicio de atención al cliente:

Tema: [Número de su préstamo]
[Nombres que aparecen en los documentos del préstamo]
[Dirección de correo y/o de la propiedad]

Este es un "reclamo calificado por escrito" relativo a la Sección 6 de la Ley de Procedimientos de Liquidación de Bienes Raíces (RESPA).

Por medio de la presente:

• Describa el problema o consulta y/o las medidas que estima que la entidad crediticia debe tomar.
  
• Adjunte copias de todo el material escrito relacionado.
  
• Describa las conversaciones mantenidas con el personal de servicio de atención al cliente en relación con el problema en cuestión, y con quién habló.
  
• Describa los pasos previos o intentos de resolver el problema.
  
• Incluya un número telefónico en caso de que un representante de atención al cliente desee comunicarse con usted.

A mi entender, según la Sección 6 de RESPA, les corresponde acusar recibo de mi reclamo dentro de los 20 días laborables y resolver el problema dentro de los 60 días laborables de haberlo recibido.

Atentamente,

[Su nombre]

CARTAS DE VENTAS U OFERTA

En la composición de la carta de ventas perfecta, utilice estas once sugerencias obtenidas de varios preparadores, instructores y expertos de ventas:

1. Cree confianza. Además de revelar el beneficio al cliente al inicio de la carta, puede incrementar el interés con reseñas prominentes de socios o antiguos clientes.

2. Exponga los hechos, rápido. Según Daryl Logullo, instructor de ventas, "antes de llegar al segundo párrafo, debe haber establecido y demostrado la credibilidad que se merece". Éste es el momento de explicar quién es, por qué es tan bueno en lo que hace (o inteligente, barato, especial, útil) y qué es lo que ofrece. El modo en que presente esta información dependerá de los productos y a quién va dirigida.

Aquí tiene algunas opciones:

• Presente un caso de estudio.
• Describa una historia de éxito.
• Proporcione un resumen de los beneficios clave de su producto (además del más importante).
• Incluya algún problema al que haya tenido que enfrentarse y la solución que ofreció al cliente (no mencione nombres).

Evite escribir demasiado en la introducción; esto es lo que nos aconseja Bette Price, asesora administrativa. "Muéstrese exclusivo. No se conforme con ofrecer declaraciones generales. "

3. Cree una carta memorable. Una de las ventajas de una carta de ventas es que los posibles clientes pueden guardarla para referirse a ella y utilizarla en el futuro. Según Wilson Zehr, proveedor de servicios de correo directo, "las mejores cartas de ventas tienen el poder de permanencia: algunas se conservarán durante años en la puerta de la nevera o en el tablón de anuncios". Wilson nos sugiere la inclusión de motivos por los que los clientes deberían dedicar más tiempo a la carta y, por lo tanto, a la consideración de su oferta. Por ejemplo, un servicio de reparación de equipos podría incluir los diez consejos principales para el mantenimiento de PC.

4. Destaque una buena apariencia. "Diseñe el documento para producir un gran impacto visual", dice Deborah Dumaine, autora de una guía sobre la redacción de documentos comerciales, "Instant-Answer Guide to Business Writing: An A-Z Source for Today's Business Writer". "Hágalo fácil de utilizar, de modo que el lector sienta que puede adelantarse a la competencia. "

Es muy fácil crear plantillas de apariencia profesional con el logotipo, la marca y los colores de su organización por medio de Microsoft Publisher 2003, incluido en Microsoft Office Small Business.

5. Aliente al lector a dar el siguiente paso. El experto en marcas Joe Hage aconseja que "diga a los posibles clientes qué deben hacer a continuación". "Por ejemplo, 'Llámeme al 917-555-0000 antes del viernes 28. '" Alternativamente, comente que volverá a ponerse en contacto mediante una llamada telefónica o el envío de material adicional. En este caso, por supuesto, asegúrese de que lo hace.

6. Incluya algún incentivo. Explique siempre cuándo, por qué y cómo deberían actuar los clientes. Esto es lo que dice Patti Abbate, especialista en relaciones públicas. Ella sugiere la inclusión de algún incentivo, como un descuento o una oferta especial, para que el cliente actúe con mayor rapidez.

7. Resístase a la combinación de correspondencia. A pesar de la comodidad y rapidez con que la tecnología puede llevar a cabo operaciones de "buscar y reemplazar" en documentos electrónicos, no sucumba a la tentación de las cartas modelo. "Las mejores cartas de ventas, especialmente en lo que respecta a su propia lista actual, ofrecen gran nivel de personalización", comenta Shel Horowitz, autora de "Principled Profit: Marketing That Puts People First", un estudio sobre el tipo de publicidad en que los receptores son lo primero.

Consulte su base de datos para obtener información sobre el historial y las preferencias de venta del cliente. A continuación, envíe cartas personalizadas cuando resulte apropiado. "Si se da cuenta de que el último contacto de un cliente particular se produjo hace seis meses, quizás sea el momento de enviarle una carta diciendo que se le echa de menos y obsequiándole con una oferta personalizada", sugiere Shel.

8. Forje conexiones. De forma similar, procure no insistir de forma exagerada a la hora de ofrecer sus servicios o productos. Le interesa forjar una relación a largo plazo con el cliente, no presionarle para que acepte una venta con descuento. Utilice la carta para averiguar si puede resolver los problemas del cliente o cubrir sus necesidades. El objetivo es crear relaciones duraderas.

9. Pruebe. Pruebe. Pruebe. Cuando lleve a cabo una campaña de correo masivo, en lugar de dirigirse a una selección de las mejores oportunidades, envíe diferentes versiones de la carta de ventas a grupos distintos. Así podrá identificar cuál de ellas logra los mejores resultados.

10. Utilice el tono correcto. "La carta debería tener su tono personal", asegura Annette Richmond, orientadora vocacional. Si su estilo es informal, no redacte una carta con un tono rígido y repleta de términos especializados. La carta debe reflejar el modo en que dirige su negocio.

11. Una última sugerencia. Antes de enviar las cartas, calcule el máximo de respuestas de que puede ocuparse de forma realista. Asegúrese de que el volumen del envío se muestra en consonancia con la reacción esperada. No querrá crear el tono perfecto y que luego le resulte imposible despachar todos los encargos que se apilarán en su escritorio, ¿Verdad?

eso les ayudaa en algo