SALUDO!

Antes de hacer un inventario, lo primero es hacer una buena clasificacion de los productos a inventariar, y contar con los recursos idoteneos, ya sean personal, y de maquinarias para hacerlos, despues de esto, ya es hacer lo que nosotros sabemos mejor, contar y comparar, con todos los libros ya sean fisicos, o teoricos.

Estoy de acuedo con Franklyn debemos tener :
1° En cuenta los recursos ,
2° los datos historicos si los hay
3° empezar a contar
4° comparar
5° y por ultimo totalizar.

Gracias por sus aportes

Pero tengo mas incognitas:

Es necesario parar la produccion, las ventas y facturacion?

Se deve capacitar al personal?

Como seria el formato o mejor el mecanismo para hacer el conteo?

Es necesario hacer doble conteo y verificacion?

Me gustaria conocer la forma como hacen los inventarios en sus empresas.

De antemano gracias por los aportes a este debate que es fundamental en

Este proceso.

Perdon DEBE

Super interesante todos los comentarios ,ya que en realidad es indispensable contar con un control de inventario ya que aatra vez de este se sabe concerteza con que recursos cuenta la ampresa y porsuopuesto que se hace de la empresa una buena logistica u organizacion. Pero siempre y cuando realizar todas las tareaas asignadas con seriedad para asi llevar a cabo una buen trabajo gracias

Los inventarios son importantes para cada una de las areas que mencionastes devido a que si el area de compra no posee informacion certera de la existencia de productos sus labores y actividades seran erroneas dado que la informacion que posee le puede indicar que hay existencia en un producto cuando en la realidad no es asi; lo mismo es para producion y venta se pueden confiear de la supuesta existencia de un producto o materia prima para cumplir un pedido y este no tiene existencia la empresa quedara mal ante su cliente.
recuerda que la empresa es un sistema y como sistema todo se realaciona.............

Hola Yesid,

Primero debes crear un orden dentro de tu almacen, teniendo un layout claro es el primer paso para tomar un buen inventario, lo segundo es que las personas que deben tomar este inventario deben tener el conocimiento de lo que van a inventariar (muchas veces me ha pasado que por auditoria me envian personas que no saben lo que estan inventariando y generan diferencias de stock). Luego de ello tienes que generar una ruta dentro de layout para que no tengas duplicidad de informacion, es decir un inventario al barrer, puede ser uno o mas grupos segun sea el tamaño de tu alamcen.

En cuan to a para la produccion, esto es variable en lagunas empresas donde he trabajado parabana la produccion una vez al año para hacer el inventario y en otras no depende mucho del compromiso que se tenga con los inventaios, por parte de la gerencia.

Y sobre la facturacion, si es necesario genrar un corte antes del invenatrio para poder tener los stock a contabilizarse,

Espero sean de ayuda estos comentario,

Exitos,

Abraham.

Yesid

Primero ordenar el almacén. Verificar que los productos estén en el lugar correspondiente, con sus códigos y descripciones en forma clara.
Tener gente capacitada, que conozcan lo que van a contar. Me han ocurrido casos en que el personal por tapar diferencias han ubicado piezas de productos en otro código para completar cantidades o la partes contadas como unidad, etc.

Para el conteo algunos recomiendan colocar dos tarjetas por producto con su código y descripción correspondiente. Se realizan dos conteos cada uno por personal diferente y se llenan las tarjetas correspondientes. Se comparan las tarjetas y se verifican las que dan diferencias.-

En nuestro caso tenemos clasificados los productos por estantes y el sistema emite un listado por estante para el conteo. Este sistema nos permite mantener el almacén abierto parcialmente, solo se van cerrando los movimientos por estante.-

Cualquiera sea el método que se elija es importante que el personal que va a realizar el inventario tenga claro los procedimientos que debe seguir, los informes que debe emitir según las anormalidades que se vayan detectando.-

Yesid, te voy a enunciar como programo un inventario en las empresas que he trabajado:

1- El dia anterior superviso la organizacion de la bodega.
2- Se audita que toda la documentacion este al dia, esto quiere decir que no hayan notas y entradas por realizar, que la facturacion que esta por despachar este consolidada para restar de la toma fisica.
3- El dia del inventario se reune todo el personal para asignar grupos y explicar el desarrollo de la toma fisica, y despejar las inquietudes que se tengan.
4- Los grupos se arman de dos personas, se les asigna el sector de la bodega a contar.
5- El inventario o toma fisica se realiza en forma de barrido, se cuenta todo lo que se encuentre.
6- Siempre realizo dos tomas fisicas, la primera se compara con la segunda y si se presentan diferencias, se realiza la inspeccion para determinar cual de las dos tomas es la acertada.
7- Se ingresa la toma fisica al sistema, si este presentara alguna diferencia, auditamos que se haya realizado el ingreso correctamente y de ser a si y persisitir la diferencia, revisamos documentos de entrada a almacen, traslados, y otros documentos que nos muevan inventario.
8- Se realiza el informe de saldos de inventario para la gerencia.

Yesid, espero que mi colaboracion te pueda servir para corregir algunas falencias que tengas en las tomas fisicas.

Defina las activiades en las siguientes tres grandes actividades, respondiendo las preguntas:

1- Pre Inventario: Que requiero preparar y hacer para que la toma fisica de inventario muestre la realidad de la mercadería a una fecha dada? Incluya desde suministros, alimentación del personal, capacitaciones, metodología, comunicados a la organización, etc
2- Toma Física: defina la metodología y los hitosde control para asegurar la calidad de la toma fisica
3- Post Inventario: Antes de oficializar y ajustar cualquier dato defina los controles que debe aplicar para determinar que el objetivo por el cual se realiza una toma física ha sido cumplido satisfactoriamente

1. El dia anterior a la toma física verificamos que no tengamos transacciones pendientes de ninguna clase.
2. Organizamos al personal para el conteo físico, una vez realizado esto:

2. 1 Sectorizamos la parte a realizar el conteo fisico, utizamos marbetes.
2. 2 Hacemos dos clases de conteo el que lo realizamos por codigos (que mejor que utilizen de barras), y otro por unidades.
2. 3 Despues hacemos la comparacion respectiva del las dos clases de conteo, en caso de haber alguna diferencia, procedemos a realizar en donde haya diferencia.
2. 4 Despues realizamos el ajuste en contra la informacion del sistema.

3 Para hacer una toma fisica lo idoneo seria hacerlo apuerta cerrada, pero eso pararia muchos procesos, para lo cual haremos lo siguiente.

3.1. Verificamos que no tengamos procesos o transaciones pendientes.
3. 2 Despues registramos todos los ingreso y egresos que tengamos el dia de la toma fisica.
3. 3 Al momento de realizar el ajuste, integramos esta informacion afectando a la toma fisica, restando y sumando a las diferencias.
3. 4 Despues hacemos el analisis de diferencia con respecto al faltante, y a los positivos y negativos y comparamos con nuestros productos.

Bnbn

Estimado amigo,

Para mí uno de los buenos sistemas, consiste en mantener un inventario permanente sobre las existencias; me explico, si el almacén tiene 3. 000 artículos se debe inventariar en forma aleatoria, al menos 10 artículos diarios, o los suficientes para que en un período de tiempo dado se contabilice la totalidad del almacén. Así el sistema de control de existencias será suficientemente confiable como para reflejar la realidad. Se debe tener en cuenta que cada vez que se detecte diferencias se realizará el análisis de la documentación que respalda el movimiento del ítem involucrado, efectuándo los ajustes y determinando las responsabilidades pertinentes. Esto permite también realizar inventarios totales sobre la base de un muestreo porcentual (+/ - 10%). Si la muestra no presenta ninguna diferencia se da crédito a los saldos del control de inventarios. Ahora si hubiere una diferencia se replica la muestra y así sucesivamente.

Bueno todos los comentarios son muy buenos sin embargo la mejor forma de tener los inventarios al dia es llevar un control de inventarios ciclicos de los productos ,estos los puedes hacer de una forma facil de acuerdo a su salida de el almacen no debes de contar todo el almacen en un solo dia lo haras a tu libre decision por lo menos 4 productos diarios segun la capacidad y cantidad de productos de el almacen. Anotaras los lotes,cantidades, y si ahy una diferencia segun tu sistema. Llevando siempre evidencias de lo que haces en un formato

Esto con la finalidad de cuando vayas a hacer el corte de mes no tengas tantos problemas y puedas ir buscando la solucion a estas diferencias recuerda que solo entraran al inventario los productos debidamente incorporados a tu almacen para la fecha de corte y ademas aquellos que no estan incorporados al sistema lo debes colocar en un lado (haciendo el respectivo comentario que estos productos estan en el almacen que entraron tal fecha con su respectivo documento)

A las pautas ya expuestas que son variadas y muy válidas de acuerdo a la necesidad y a la experiencia de cada operador, en caso de utilizar depósitos de terceros se hace necesario antes de la toma de inventario la conciliación del sistema de proveedor con el propio. Para ello se deberá validar los movimientos de ingrso y egreso de uno y otro sistema, y partir de un punto acordado de inicio de actividades o del último inventario efectuado acordado y rubricadopor ambas partes (cliente y proveedor) para aventar la validez de un sistema sobre otro.

Concuerdo que llevar un control cíclico de inventarios es en mi opinión el más eficiente.
Comparado con un inventario general:
a) Hay sectores (Ventas o producción) que no pueden parar, entonces el problema es más fácil de resolver,
b) Hay empresar en las que el catálogo de productos o materiales es voluminoso (50. 000 items o más) es la opción más viable,
c) Requiere movilizar menos recursos,
c) El conteo y verificación es ágil,
d) El seguimiento de las diferencias es más simple.
e) Puedo controlar mejor los productos importantes, porque se puede incorporar el criterio ABC de productos. Seleccionando diariamente un grupo pequeño de productos donde en las listas diarias de productos para conteo aparezcan los productos C al menos una vez al año, los B cada seis meses, y los A una vez al mes.

Hola, sus opiniones son muy interesantes, si unimos lo màs importante de cada uno, podemos decir que para obtener un buen inventario, tenemos que tener primero que nada orden, mantener todo producto identificado, para que salgan faltantes, ni sobrantes, esto se puede hacer en rondas diarias para ir supervisando que todo este en orden, luego de que se presente la verdadera toma fisica, adiestrar al personal, para explicarle los pasos`para la toma de inventario, luego proceder, y seguir manteniendo orden en todo momento, comparativos, y busquedas.

Buenos dias a todos, creo que primero se debería analizar el deposito a fin de optimizar el espacio fisico, ubicando las mercaderías y/o productos en dicho lugar, colocandolos por codigos y caracteristicas homogeneas, luego realizar el conteo fisico del mismo.
Para un mejor conteo creo que sería ideal detener la producción o compra y venta de los mismos, partiendo de una base para posteriores comparaciones de inventarios a fin de detectar faltantes y/o sobrantes.
Tambien considero que el inventario debe ser realizado por personas capacitadas o profesionales, por el hecho de que muchas veces existe mas seriedad en su trabajo y como ya mencione mas profesionalismo, desde ya muchas gracias por su tiempo.
Fabio Romero
Ciudad del Este, Paraguay

Generalmente cuando hacemos tomas fisicas de inventario no podemos paralizar las operaciones de la empresa, por lo cual un punto importante a considerar en estos casos debe ser el manejo efectivo y valido de la documentacion que afecta el inventario ya que al momento de analizar y comparar las diferencias entre el fisico y el sistema puede ello ser causa de ajustes erroneos. De alli que es recomendable el manejo claro del historico de transacciones que se realicen en el periodo de conteo, y que el mismo este debidamente fechado y firmado al momento de realizarse.
Y como sugerencia final el mantener debidamente documentado y archivado "todos" los documentos asociados al conteo es una herramienta valiosisima que nos ayuda como referencia de revision de nuestros stocks de inventarios.

Saludos,

Yirg